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Vereinfachte Arbeitsprozesse dank durchgängig integrierter IT-Lösung

St. Ingbert, 28.06.2016. Die Hubert Niederländer GmbH zieht ein positives Resümée nach Einführung der Software bau-mobil für Büro und Baustelle. Im Unternehmen und gleichsam in der Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern zeigten sich viele Vorteile auf, die auf allen Seiten für Zeitersparnis und erhöhte Zufriedenheit sorgen. Poliere des Unternehmens würden die App von bau-mobil zu jeder Zeit weiterempfehlen.

Die 1993 gegründete, im saarländischen St. Ingbert ansässige Hubert Niederländer GmbH offeriert ein breites Spektrum an Bauleistungen im Bereich der Energiewirtschaft. Im Auftrag von Energieversorgungsunternehmen, Kommunen, Städten sowie Bauunternehmen ist das Fachunternehmen für den Rohrleitungsbau sowohl im gesamten Bundesgebiet als auch in benachbarten europäischen Staaten tätig. Ob Gas, Wasser/Abwasser, Fernwärme, Geothermie, Anlagenbau oder Heizungsbau: Das Portfolio im Bereich Energieversorgung ist umfassend und beinhaltet planerische Leistungen sowie Neubau- und Bestandsmaßnahmen. Das Unternehmen setzt dabei das Hauptaugenmerk auf Qualität und Nachhaltigkeit bei einer hohen Wertschöpfung für den Kunden. Zahlreiche Zertifizierungen des Unternehmens sowie ein hohes Fachwissen der Belegschaft unterstreichen den Qualitätsanspruch der Hubert Niederländer GmbH, die bis heute an sieben Standorten in der Bundesrepublik mit eigenen Niederlassungen vertreten ist.

Zukunftsweisend: Digitale Bauprozesse

Mit der Software bau-mobil von Connect2Mobile hat das Unternehmen nach eigenen Angaben das passende IT-System gefunden, das Aufgaben in Baustelle und Büro intelligent miteinander verbindet, Prozesse verschiedener Abteilungen vernetzt und somit die Hubert Niederländer GmbH optimal bei einer zukunftsfähigen Arbeitsweise unterstützt. Moritz Niederländer, Leiter Personal und Disposition war es ein Anliegen gewesen, das Bautagebuch sowie die Zeiterfassung der Mitarbeiter auf den Baustellen zu digitalisieren und auf diese Weise die oft relativ aufwändige „Zettelwirtschaft“ im Unternehmen abzuschaffen. Nach einer Analyse von Systemen verschiedener Hersteller auf dem Markt fiel die Entscheidung relativ schnell für bau-mobil. Denn, wie Niederländer betont, ist die Software von Connect2Mobile für die mobile Erfassung von Stunden- und Gerätedaten sowie Disposition die einzige auf dem Markt, die den Herausforderungen der Baubranche gewachsen ist. „Bei bau-mobil haben wir sofort erkannt, dass ein Unternehmen hinter dem Programm steht, das die Branche sehr gut kennt und versteht“, berichtet er. „bau-mobil lässt sich sehr gut mit den in unserem Hause für Lohnabrechnung und Kalkulation eingesetzten Programme von Datev und RIB Software integrieren“, fügt er hinzu.

Baustellen-Management mit Smartphone und Tablet

Zu Beginn des Jahres 2015 begann das Bauunternehmen im Saarland mit der Einführung des Softwareprogramms. bau-mobil ist auf insgesamt 16 Arbeitsplätzen im Büro als PC-Software implementiert. Zwölf Bauleiter arbeiten mit dem System plus vier Kolleginnen und Kollegen aus Disposition und Lohnbuchhaltung. Doch damit nicht genug: Insgesamt 30 mobile Geräte mit der bau-mobil-App, die aktiv auf den Baustellen zum Einsatz kommen, komplettieren die neue, moderne IT-Infrastruktur bei der Hubert Niederländer GmbH. Sie unterstützen die Poliere bei ihren täglichen Aufgaben innerhalb der insgesamt 80 Kolonnen des Bauunternehmens. Die Apps werden wahlweise auf Smartphones, Tablet-PCs oder auch Notebooks installiert. „Die Poliere können wählen, welches mobile Gerät sie bevorzugen“, erklärt Moritz Niederländer.

Nach rund neun bis zehn Monaten Einführungsphase mit dem neuen Programm waren sämtliche Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen mit bau-mobil vertraut. Zunächst erfolgte der Einsatz der Software parallel zur händischen Aufnahme von Wochenberichten und dem Einpflegen der Informationen in Tabellenkalkulationssysteme. Während Disposition und Lohnbuchhaltung sehr schnell in das neue Programm eingearbeitet waren, erfolgte bei den Polieren, die fortan mit der App arbeiten sollten, zunächst eine intensive Schulung. Im ersten Schritt wurden diejenigen Mitarbeiter mit dem Programm vertraut gemacht, die als eher IT-affin galten. Moritz Niederländer: „Für unsere jüngeren Poliere stellte die App keine Herausforderung dar, da sie ohnehin tagtäglich ein Smartphone zur Hand haben. Acht bis zehn von ihnen haben das Programm zunächst kennen gelernt und fungierten darauf als Trainer und Multiplikatoren für ihre älteren Kollegen. Das hat sehr gut funktioniert.“

Durchgängige Baustellendokumentation erhöht Kundenzufriedenzeit

Bauleiter und Polier Sascha Rödel war einer der ersten im Unternehmen, der bau-mobil auf seinem Tablet draußen einsetzte und ist vom Programm begeistert. „Ich kann es jedem nur empfehlen, da das Handling sehr einfach ist und wir sehr schnell Zugriff auf alle für uns relevante Daten haben“, berichtet er. Zuerst begannen die Poliere mit der Stundenerfassung via App, in Schritt 2 erfolgte die Erstellung der Bautagesberichte mit bau-mobil. Aktuell sind bei der Hubert Niederländer GmbH die LV-Erstellung (Erstellung von Leistungsverzeichnissen) und das Aufmaß direkt auf den Baustellen mittels bau-mobil-App in Vorbereitung. Auch hier sollen Rödel und seine jüngeren Kollegen wieder starten und weitere Bauleiter anschließend peux a peux an die neuen, digitalen Arbeitsprozesse heranführen. Auch wenn es zu Beginn Skepsis gab, haben sich alle Poliere gut in das Programm eingearbeitet und schätzen die Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Informationen mit der durchgängigen IT-Lösung. „Die Resonanz unserer Kunden auf die digitalen Bautagesberichte ist durchweg positiv. Sie schätzen die Nachvollziehbarkeit der Informationen dank der Fotodokumentation im Besonderen“, ergänzt Rödel. Als elementar erachtet der Bauleiter und Polier allerdings die Pflege der Daten, die bei vielen Kolonnen für den einen oder anderen Kollegen auch mal aufwändiger sein kann. Alles in allem überwiegen für ihn die Vorteile, weshalb er gerne eine Empfehlung für bau-mobil ausspricht.

Lohnbuchhaltung und Disposition mit 40% Zeitersparnis

In der Lohnbuchhaltung und Rechnungsprüfung verzeichnen die beiden Mitarbeiterinnen seit der Einführung von bau-mobil eine Zeitersparnis von bis zu 40 %. Dieser enorme Zeitgewinn resultiert nach Angaben von Sabrina Becker vor allem aus den künftig nicht mehr erforderlichen, händischen Dateneingaben sowie dem Wegfall der Wartezeiten auf Unterschriften durch die Bauleiter: „Ob Stundenzettel der Mitarbeiter oder Rechnungen unserer Subunternehmer – sämtliche Dokumente waren in der Vergangenheit stets durch unsere Bauleiter von Hand zu unterzeichnen“, erklärt die Mitarbeiterin. „Da die Kollegen oft auf Baustellen zu tun haben, die nicht unbedingt in der Nähe sind, hieß es warten. Jetzt bekommen wir diese Freigaben der Bauleitung dank bau-mobil digital am PC; wir können direkt mit dem nächsten Arbeitsschritt fortfahren. Das freut nicht zuletzt auch unsere Partnerunternehmen, deren Rechnungen wir somit auch früher bezahlen können.“ Weiter schätzen Sabrina Becker und Kollegin die Möglichkeit, die Stunden von bau-mobil per Schnittstelle direkt in das im Unternehmen eingesetzte Datev-Programm zu übertragen. Übertragungsfehler bei manueller Stundeneingabe, die zu Verzögerungen innerhalb des Prozesses führen konnten, gehören nun der Vergangenheit an.

Eine Zeitersparnis von rund 40 % vermeldet auch Kollegin Eva Hoffmann aus dem Bereich Planung/Disposition: „Vor allem die Suchfunktion von bau-mobil macht es mir täglich leicht, mir einen Überblick über verfügbare Fahrzeuge, Geräte und Mitarbeiter zu verschaffen. Per Klick weiß ich sehr schnell, wer sich wo befindet und welche Kolonnen aktuell zur Verfügung stehen“, berichtet die Disponentin.

Dashboard: Prägnante Infos auf einen Blick

Eine zusätzliche Erleichterung für alle Bereiche bietet das Dashboard von bau-mobil: Zu Beginn jedes Arbeitstages erfolgt zunächst der Blick auf das Dashboard. Durch die prägnanten Infos auf einen Blick ist allen im Team sofort klar, was ansteht und wer genau was zu erledigen hat. Die Buchhaltung kann erkennen, welche Mitarbeiterstunden fehlen und damit an welcher Stelle ein Nachfassen erforderlich ist. Die Disposition ist immer up to date über die derzeitigen Top-5-Baustellen des Unternehmens, alle freien Mitarbeiter, Maschinen und Geräte.

Vernetzung sorgt für mehr Effizienz

Niederländer abschließend: „bau-mobil hat die Arbeitsabläufe durch die verstärkte Integration von Aufgaben in allen Bereichen vereinfacht. Die digitale Zeiterfassung sorgt für mehr Effizienz in der Lohnabrechnung. Bautagesberichte, die Erfassung von Gerätedaten und auch die Disposition zeichnen sich durch schlankere Prozesse aus, und alle Aufgaben sind fortan innerhalb nur eines Systems direkt miteinander vernetzt. Wir gewinnen durch die Software mehr Zeit in sämtlichen Tätigkeitsbereichen und haben damit unsere Wertschöpfung erhöht. Ganz klar, bau-mobil meistert die täglichen Herausforderungen am Bau.“

Jean Harzheim GmbH mit durchgängig gesteuerten Prozessen

bau-mobil bewährt sich im RückbausektorKÖLN, 07.12.2015. Die dezentrale Einsatzplanung und Erfassung von Baustelleninformationen mit der Software bau-mobil ist Basis für durchgängig gesteuerte Prozesse am Bau bei der Jean Harzheim GmbH & Co. KG. Die wöchentliche Planung von Mitarbeitern, Maschinen und Geräten sowie die kontinuierliche Übernahme der Mitarbeiterdaten in die Lohnabrechnung steuert das auf komplexe Rückbauaufgaben spezialisierte Unternehmen bereits erfolgreich über die neue IT-Lösung von Connect2Mobile. Bis zum Ende des Winters will die Harzheim GmbH & Co. KG möglichst viele Ressourcen des neuen Softwaresystems nutzen.

Datenerfassung mittels App

Seit August ist die Software für Kolonnen-Einsatzplanung und Datenerfassung von den Baustellen bei der Jean Harzheim GmbH & Co. KG im Einsatz. Die neun Vorarbeiter des Unternehmens sind allesamt mit einem Smartphone ausgestattet und nutzen die bau-mobil-App direkt auf den Baustellen. Neben der Zeiterfassung, die nach Aussagen des Unternehmens den Aufwand in der Lohnabrechnung reduzieren konnte, nutzen die Vorarbeiter die Fotodokumentation mittels App. Diese ermöglicht eine zeitnahe Information über den Baustellenstand und kann somit zu mehr Effizienz in der weiteren Planung und Bearbeitung beitragen. Die App von bau-mobil beschränkt sich, wie die Poliere vermelden, auf die für die Baustelle relevanten Funktionalitäten und ist daher einfach zu bedienen. Weiter bringt die Urlaubsplanung via bau-mobil Komfort, da auf einen Blick ersichtlich ist, welche Kollegen aktuell zur Verfügung stehen.

Integrierte Qualifikationsverwaltung 

Aktuell werden im Unternehmen entsprechende Stammdaten für die Geräteabrechnung mittels Software in das System eingepflegt. Parallel erfolgt die Einrichtung einer Qualifikationsmatrix innerhalb der Software. Ein Werkzeug, das speziell für im Rückbau tätige Unternehmen viele Vorteile mit sich bringt. Mit dieser Matrix verspricht sich das Unternehmen mehr Effizienz in der Mitarbeiter-Einsatzplanung. Denn sie soll neben Gerätebefähigungen sämtliche Vorsorgeuntersuchungen der Mitarbeiter – beispielsweise Blei oder Asbest – inklusive Nachuntersuchungsterminen – umfassen. So wird die Personaldisposition vereinfacht: Der Bauleiter kann alle verfügbaren Mitarbeiter mit den erforderlichen Zusatzqualifikationen erkennen und einsetzen.

Wegfall zahlreicher händischer Prozesse

Bis zum Ende des Winters, ca. ab Februar 2016, strebt das Unternehmen die Einführung weiterer Features von bau-mobil an. Die Jean Harzheim GmbH & Co. KG verspricht sich beispielsweise eine weiter optimierte Kostenkontrolle sowie eine verbesserte Einsatzplanung bei Baumaterialien durch Nachunternehmerdokumentation und die Erfassung von Materiallieferungen mit bau-mobil. Auch die Erstellung von Bautagesberichten soll künftig mit der Software von Connect2Mobile erfolgen. Thomas Liebendahl, verantwortlich für die Buchhaltung bei Harzheim, abschließend: „Bereits zum jetzigen Zeitpunkt fallen dank bau-mobil zahlreiche händische Prozesse weg, wodurch die Arbeit viel genauer wird. In der Software sehen wir weitere Potenziale, von denen wir Schritt für Schritt bei unserer täglichen Arbeit profitieren wollen.“

Exaktes Timing im Büro und auf der Baustelle mit Tablet-PCs

Faber Bau GmbH aus Alzey: „Mit bau-mobil liegen wir durchgängig im Plan“Alzey, 14.01.2015. Im Bereich Infrastruktur- und Hochbau hat sich das mittelständische Bauunternehmen Faber Bau GmbH, Alzey, im gesamten Bundesland Rheinland-Pfalz einen Namen gemacht. Faber Bau kann diverse erfolgreiche Referenzprojekte in der Instandsetzung von Brücken und Straßen sowie zahlreiche Dienstleistungen entlang der Wertschöpfungskette Bau vorweisen. Das Traditionsunternehmen ist mit Wildruff nahe Dresden, Drebach im Erzgebirge und Trebbin in der Nähe der Hauptstadt sowie mit der Faber Straßen- und Tiefbau GmbH in Schlierschied im Hunsrück an insgesamt fünf Standorten im Bundesgebiet vertreten. Hinzu kommen diverse Schwestergesellschaften, die Aufgaben in Bauplanung und Vermessung sowie Fräsdienstleistungen und grabenfreie Kanalsanierungen übernehmen. Rund 800 Mitarbeiter arbeiten zwischenzeitlich bei Faber Bau. 2012 erzielte das Unternehmen einen Umsatz von annähernd 130 Millionen Euro.

Erschließung des Europaviertels in Frankfurt auf einer Fläche von 680.000 QuadratmeternDurch die Integration des Unternehmens Faber Bau in die Eiffage Bauholding im Jahre 2010 war das Bauunternehmen gefordert, die Lohnabrechnung inklusive allen Details und Zulagen stets zum 3. jedes Monats pünktlich abzugeben. Keine leichte Aufgabe im Baubereich, denn die Berechnung dieser Branchendaten weist diverse Spezifika, wie beispielsweise exakte Wetterdaten, mit auf, die nicht in jedes Abrechnungsprogramm integriert sind. „Wir haben eine intelligente und praktikable Software gesucht, die die Anforderungen unserer Branche allesamt abdeckt“, erklärt IT-Leiter Ökkes Doldur. Neben bau-mobil der Firma Connect2Mobile war ein weiteres Programm parallel im Test, das jedoch aufgrund eines großen Customizing-Aufwands und daher auch viel zu hohen Preises das Rennen nicht gemacht hat. Ökkes Doldur: „bau-mobil wurde speziell für die Aufgaben eines Bauunternehmens konzipiert und überzeugte uns zudem durch ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis. Ein für unsere Belange individuelles Customizing für die Geräteabrechnung, die in unserem Hause stets einmal pro Woche erfolgt, war in diesem Leistungspaket bereits enthalten.“

Mit der klassischen Zeiterfassung auf Tageszetteln war es nahezu unmöglich geworden, die Vorgaben von Eiffage zu erfüllen. Die Menge an Zetteln war schlichtweg zu groß und nicht immer kamen alle Berichte von den Baustellen in der Personalabteilung auch pünktlich an. Nicht zuletzt waren Bautagesberichte oft schwer lesbar, was zu zahlreichen Rückfragen an die Poliere führte. Ergo: Personalabteilung und Poliere auf den Baustellen benötigten zusätzliche Zeitfenster für Telefonate oder E-Mails.

Einfaches Handling

„Dank bau-mobil sind wir deutlich schneller“, berichtet der IT-Leiter. „Mehr als 90 unserer Poliere sind jetzt mit einem modernen Tablet ausgerüstet. Auch Werkstatt und Ingenieurbüro sind via PC an das System angebunden. Vorgegeben ist bei allen eine Abgabe ihrer Bautagesberichte im Wochenrhythmus. Gewöhnlich geben die meisten unserer Mitarbeiter ihre Stunden inklusive Zulagen jedoch täglich über ihre mobilen Endgeräte ab.“

„Überzeugt hat uns zudem, wie schnell wir in der Lage waren, auf das neue IT-System umzustellen“, erinnert sich Doldur. „Nach nur drei Monaten waren rund 90 Prozent unserer Poliere mit dem Handling der neuen Erfassungsgeräte vertraut. Auf das umständliche Schreiben von Bautagesberichten konnten wir somit umgehend verzichten.“

„Nach nur zwei Tagen habe ich die Anwendung der Tablet-Version von bau-mobil verstanden“, fügt Polier Christian Übel hinzu. „Auf den Baustellen schätzen wir die gute Übersicht des Programms und die intuitive Bedienung. Ob Kostenstellen, Personalnummern oder Zulagen: Sämtliche Informationen können wir zügig erfassen.“

Integrierte Lösung: bau-mobil und Pro-Bau/S

Lohn- und Geräteabrechnung erfolgen im Hause Faber Bau über die Software Pro-Bau/S von Husemann & Fritz. Einmal im Monat erfolgt die Übergabe der Personal- und Geräteinformationen von bau-mobil nach Pro-Bau/S, die durch die Abrechner mit nur wenigen Mausklicks angestoßen werden kann.

Fließender Prozess statt Papierbergen

Straßensanierung mit dem InLine-Pave-VerfahrenDie Zeitersparnis in der Lohnabrechnung ist beträchtlich, wie Personalleiter Helmut Schmiedel sowie sein Kollege Martin Quade bestätigen. Das Personalbüro in Alzey verantwortet die Abrechnung mehrerer Firmen und Firmenbereiche der Faber Bau GmbH. „Wenn wir lediglich die Bauunternehmung mit rund 480 Mitarbeitern betrachten, so erhalten wir Stand heute Stunden von insgesamt 56 mobilen Endgeräten, die in der Regel noch am Tag der Arbeitsleistung in unserem Lohnbüro eingehen“, erklärt der Personalleiter. Das sind Daten von zu meldenden Polieren, Werkpolieren, Vorarbeitern und diversen Spezialisten für gezielte Fachaufgaben von verschiedenen Baustellen in einem Umkreis von circa 150 Kilometern. „Vor der Einführung des Programms wurden wir von Papiermassen nahezu überrollt“, ergänzt Schmiedel. Wochenberichte und Tagesberichte mit je zwei bis drei Durchschlägen, beispielsweise für das Bautagebuch, das Lohnbüro oder den Bauleiter, kamen in sehr unregelmäßigen Abständen in Alzey an. Hatten diese das Firmengelände erreicht, so dauerte es meistens weitere ein bis zwei Tage, bis die Zettel auch im Lohnbüro angekommen waren.

Darauf folgte eine oft sehr aufwändige Prüfung: Stimmen alle Personalnummern und Kostenstellen? Sind die Zulagen korrekt? „bau-mobil bringt an entscheidenden Stellen Komfort“, erklärt Quade, der Eingangs- und Plausibilitätsprüfung mit dem IT-System verantwortet. „Das Programm hilft uns dabei, eventuelle Lücken, beispielsweise Krankmeldungen von Mitarbeitern oder eine nicht korrekte Zuordnung der Kostenstellen, wenn Kollegen aus verschiedenen Abteilungen auf einer Baustelle arbeiten, schnell aufzufinden. Viele notwendige Korrekturen nimmt die intelligente Software sogar eigenständig vor.“ Nicht zu vergessen: Die Erfassung erfolgt dank bau-mobil nur noch einmalig auf den Baustellen. Die von den Polieren aufgenommenen und durch die Bauleiter freigegebenen Daten sind im Lohnbüro lediglich zu prüfen und werden einmal pro Monat über die Schnittstelle nach Pro-Bau/S transferiert. „Mit bau-mobil haben wir im Unternehmen einen fließenden Prozess etabliert, der uns mehrere Tage Arbeit einspart“, fasst Schmiedel zusammen.

Geräteabrechnung – „total einfach“

In jedem Monat sind alle relevanten Informationen für die Geräteabrechnung für Abrechnerin Erika Faul am Bildschirm verfügbar. Welche Geräte wurden auf welcher Baustelle eingesetzt? Welcher Mitarbeiter hat die Daten erfasst? „Ich habe alle Inhalte für meine Arbeit im Blick“, freut sich Erika Faul. „Und ich weiß, wen ich ansprechen muss, wenn es Fragen – etwa zu den Kostenstellen – zu klären gibt. In der Vergangenheit dauerte es oft sehr lange, bis mich die Baustellendaten via Postweg oder persönliche Übergabe erreicht haben“, erinnert sie sich. „Oft landeten sie im falschen Gebäude, sodass wir die Zettel zunächst suchen mussten“, führt sie weiter aus. „Dank bau-mobil ist jetzt alles total einfach“, fasst die Verantwortliche für die Geräteabrechnung zusammen.“

Aufgrund der durchgängig positiven Erfahrungen mit dem Programm soll im Unternehmen ab 2015 auch die Einsatzplanung mit bau-mobil eingeführt werden. Erste Versuche damit haben Disposition und Erfasser auf den Baustellen bereits durchgeführt.

Integriertes IT-System für Planung, Kommunikation und Zeiterfassung

Traditionsunternehmen mit bestem technischem Know-how

G. Mesken, GmbH & Co. KG, BocholtBocholt, 25.11.2014. Langjährige Tradition und umfassende Branchenerfahrung, hohe Flexibilität sowie qualitativ beste Lösungen: Auf Basis dieser Attribute ist es dem Bocholter Bauunternehmen Mesken GmbH & Co. Hoch-, Tief- und Straßenbau KG gelungen, ein starkes Vertrauensverhältnis mit Kunden im Ruhrgebiet sowie in der gesamten Region Münsterland aufzubauen. Das in der Zwanziger Jahren von Maurermeister Gerhard Mesken gegründete Unternehmen fokussierte sich zunächst auf den Hochbau. Seit dem Jahr 1955 erweiterte das Bauunternehmen sein Leistungsportfolio um den Infrastrukturbau mit der Gründung einer eigenen Tief- und Straßenbauabteilung. Der heute vom Gründerenkel Gerd-Walter Mesken und Michael Schmeinck angeführte Bauausführer im Regierungsbezirk Münster beschäftigt zwischenzeitlich mehr als 50 Facharbeiter, die sich durch eine hohe technische Kompetenz auszeichnen. Die Leistungsschwerpunkte bei Mesken liegen im offenen Kanalbau, im Betonpflastersteinbau in Siedlungsstraßen sowie im Großpflasterneubau auf Betriebshöfen.

Bauvorhaben Außenanlagen Edeka-Markt, MeerbuschAußenanlagen Edeka-Markt, MeerbuschDas Ziel vor Augen, die Zeiterfassung für die Mitarbeiter auf den Baustellen zu vereinfachen, hat das Unternehmen verschiedene IT-Systeme unter die Lupe genommen. Die Entscheidung fiel für das bauspezifische Programm bau-mobil der Connect2Mobile GmbH aus dem benachbarten Stadtlohn. Der Grund: Das besonders einfache Handling der Smartphone-App, die sogar von denjenigen Vorarbeitern verstanden wurde, die zuvor noch nie ein modernes mobiles Endgerät in der Hand hatten. Und das nach nur einem halben Schulungstag.

 

System für viele Aufgaben

Mit der neuen Software für Büro und Baustelle hat das mittelständische Bauunternehmen aus dem Münsterland jedoch viel mehr gewonnen, als lediglich mehr Praktikabilität in der Zeiterfassung. „Wir arbeiten nun mit einem durchgängig integrierten IT-System, das die Einsatzplanung der Kolonnen für die verschiedenen Baustellen, die Kommunikation mit unseren Vorarbeitern sowie die tagtägliche Stundenerfassung und Prüfung von Mitarbeiter- und Maschinendaten vereint und zudem noch an unsere Lohn- und Finanzbuchhaltung direkt angebunden ist“, weiß Stefan Graffe, kaufmännischer Leiter bei Mesken.

Durchgängiger Informationstransfer

Genauso wie das Handling der Smartphone-App ist auch die Erstellung der Planung schnell und relativ einfach zu erlernen, da logisch aufgebaut. Diese erfolgt bei Mesken im wöchentlichen Rhythmus. Die hierfür erforderlichen Stammdaten fließen direkt aus den Programmen für Kostenmanagement in die „bau-mobil-Software“ Mesken setzt ein umfassendes Lösungsportfolio des Bausoftware-Herstellers BRZ ein, das Anlagen- und Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung,  Kalkulation, Lohnbuchhaltung sowie Mengenermittlung umfasst. „Bei der Entwicklung der Datenschnittstelle hat Connect2Mobile hervorragende Arbeit geleistet“, erklärt Graffe. „Das Fundament für einen durchgängigen Informationstransfer innerhalb unserer IT-Landschaft war somit schnell geschaffen.“

Insgesamt zwölf Smartphones sind auf den Baustellen im Einsatz. Dabei ist jede Kolonne mit einem mobilen Endgerät ausgestattet. Die Wochenplanung auf den Smartphones kann von den Vorarbeitern zu jeder Zeit mit nur wenigen Eingabeschritten angepasst werden. Die Ist-Daten sind somit stets auf dem aktuellen Stand.


Dietmar Gross-Hard Vorarbeiter bei Mesken
Nach nur einem halben Schulungstag waren wir mit dem Handling von bau-mobil vertraut und konnten fortan auf die bisher üblichen Stundenzettel auf den Baustellen verzichten. bau-mobil ist denkbar einfach in der Anwendung und für Mitarbeiter aus jeder Generation verständlich – es erklärt sich quasi von selbst. Ein unschätzbarer Vorteil: Im Schadensfall können wir, direkt von der Baustelle aus, mit Hilfe der intelligenten Fotodokumentation reagieren und Fotos und Kommentare ohne Zeitverlust direkt ins Büro leiten. Die von vielen Auftraggebern verlangten Bautagesberichte können abends im Büro ausgedruckt werden und stehen am nächsten Tag auf der Baustelle zur Verfügung. Planungsdaten für die darauffolgenden Tage – für Mitarbeiter, Geräte und Fahrzeuge – können, genauso wie Stundeninformation und Zulagen aller Mitarbeiter, zu jeder Zeit eingesehen werden.

Dietmar Gross-Hardt, Vorarbeiter bei Mesken GmbH & Co. Hoch-, Tief- und Straßenbau KG

 

 

 

 


Umplanen leicht gemacht

„Die Planung ist intelligent und wurde so konzipiert, dass Dopplungen grundsätzlich ausgeschlossen werden“, berichtet Graffe. „Welche Mitarbeiter ein Team bilden, welche Aufgaben zu erledigen sind und welche Maschinen und Fahrzeuge genutzt werden, können unsere Dispositionsmitarbeiter mit nur wenigen Mausklicks zuteilen. Es ist jederzeit möglich, mit Hilfe des Planungsmoduls festzustellen, auf welcher Baustelle sich Mitarbeiter und Maschine befinden.  Und ist eine schnelle Umplanung, beispielsweise aufgrund von Urlaub eines Mitarbeiters oder eines Gerätedefekts erforderlich, so ist diese in kürzester Zeit erfolgt“, ergänzt der kaufmännische Leiter.

Effiziente Datenprüfung ohne Risiko

Seit rund sieben Monaten ist bau-mobil bei Mesken im Einsatz. Von Beginn an konnte das Unternehmen auf die üblichen Tageszettel verzichten. Über das Programm erfolgt stets eine Prüfung der Tagesdaten für Mitarbeiter sowie eingesetzte Maschinen und Geräte. Die direkte Anbindung der Software an die BRZ-Programme für Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie Kosten-/Leistungsrechnung, die jeweils zum Monatsende erfolgt, spart dem Unternehmen enorm viel Zeit, denn dadurch entfällt das manuelle Buchen der Mitarbeiter- und Gerätedaten. Gleichzeitig lassen sich auf diese Weise Fehler vermeiden, die beim händischen Buchen vorkommen können. Auch Zulagen werden vom System stets vollautomatisch dazu gebucht.

Neu bei Mesken: Bautagesberichte und Urlaubsplanung

Während bau-mobil in der Planung die zuvor eingesetzte Tabellenkalkulation durchgängig ersetzt hat, sollen in einem weiteren Schritt auch die Bautagesberichte künftig ausschließlich mit Hilfe der Smartphone-Apps realisiert werden. Bereits jetzt werden mit den gesendeten Daten direkt aus der Software von Connect2Mobile  PDF-Dokumente, wie z.B. Bautagesberichte, erstellt und den Kunden zur Verfügung gestellt. „Unsere Kunden führen wir Schritt für Schritt an das neue Medium heran“, so der kaufmännische Leiter.

Ebenfalls in der Einführungsphase befindet sich eine intelligente Urlaubsplanung mit Connect2Mobile. Mit Hilfe dieses neuen Features ist es möglich, Urlaubsdaten der Mitarbeiter mit deren Aufgabengebieten zu verknüpfen. Das Unternehmen hat somit stets im Blick, wann Mitarbeiter mit gleichen Tätigkeitsfeldern Urlaub geplant haben. Ein weiterer Schritt, der die Einsatzplanung bei Mesken transparenter und damit zuverlässiger macht.

Smartphone und Tablet optimieren Kommunikation am Bau

Um wirtschaftlich zu arbeiten, sind Unternehmen im Baugewerbe heute zunehmend gefordert, eine deutlich größere Anzahl an Projekten in kürzeren Zeitfenstern abzuwickeln, als das in der Vergangenheit der Fall war. Die IT-Branche offeriert hierzu eine Vielzahl von Tools und Programmen, die eine aktive Unterstützung dabei bietet, den damit deutlich höheren Aufwand in der Verwaltung aber auch der Baustelle zu optimieren. Doch um in diesen Bereichen an den entscheidenden Stellen effektiv Zeit einzusparen, bedarf es einer Lösung, die auf die Bedürfnisse und Aufgabenstellungen der Baubranche zugeschnitten ist.

bau mobil App Vorarbeiter mit Smartphone: Das System wurde so konzipiert, dass Vorarbeiter, die nur wenige oder bislang gar keine Vorkenntnisse mit IT-Systemen mitbringen, nach kurzer Einarbeitungszeit damit starten können.

Ein entscheidender Faktor im Baugewerbe ist Durchgängigkeit. Das bedeutet, die Mitarbeiter in den Büros und die Kolleginnen und Kollegen draußen auf den Baustellen müssen in der Lage sein, über ein zentrales System miteinander zu kommunizieren. Ob Zeiterfassung, Erstellung eines Bautagebuchs inklusive Wetterdaten, Gerätemeldung oder Maschinenberichte: Die Informationen sind zahlreich und umfassend. Und die Zeitfenster der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung sind gewöhnlich sehr eingeschränkt. Eine zeitnahe Überwachung können sie bei einer klassischen Arbeitsweise kaum gewährleisten.

Bauspezifische Lösung

Bereits 2004 hat ein Team von Experten eine IT-Lösung speziell für eine integrierte und effiziente Kommunikation am Bau realisiert. Ihr Vorteil: Sie kennen die Herausforderungen im Baustellenalltag und im Büro sehr genau, da sie selbst für viele Jahre in der Branche tätig waren. Das System bau-mobil von Connect2Mobile aus Stadtlohn im Münsterland bietet dabei nicht nur die Möglichkeiten der Verzahnung und Optimierung unterschiedlichster Aufgabenbereiche im Büro und auf den Baustellen: Das System wurde so konzipiert, dass Vorarbeiter, die nur wenige oder bislang gar keine Vorkenntnisse mit IT-Systemen mitbringen, nach einer kurzen Einarbeitungszeit damit starten können. Mit Erfolg. Schon heute ist das System für mehr als 3.500 Vorarbeiter fester Bestandteil ihrer täglichen Arbeit.

Erfassung von Baustellendaten per Smartphone

bau-mobil setzt sich aus einer Datenbank-Lösung zur Baustellenplanung sowie mobilen Applikationen für Smartphone und Tablet zusammen. In sechs Schritten gelangt somit der Bauunternehmer und seine Mitarbeiter von der Einsatzplanung bis zur fertigen Lohnabrechnung. Mit ihren mobilen Endgeräten erfassen Vorarbeiter alle für die Lohnabrechnung relevanten Informationen direkt von den Baustellen. Zusätzlich zur Zeiterfassung, Maschinen und Geräteberichten sind sie mit bau-mobil in der Lage, Leistungen zu erfassen und Baufortschritte fotografisch zu dokumentieren. Die Tagesplanung erhalten sie jeden Morgen vor Arbeitsbeginn auf Smartphone oder Tablet-PC. Ihre Aufgabe in der Dokumentation reduziert sich fortan auf wenige Schritte, beispielsweise Änderungen in der Zeiterfassung.

Planung per Knopfdruck

Ebenso reduziert ist der Arbeitsaufwand in der Disposition: Im Vergleich zu handelsüblichen Tabellenkalkulationssystemen offeriert die Software verschiedene Auswertungsmöglichkeiten mit nur wenigen Mausklicks für die gesamte Personal- und Maschinendisposition. Werden verschiedene Auswertungen, beispielsweise nach Tagen oder Wochen, vom Management gefordert, so sind diese umgehend erstellt. Die größte Zeitersparnis erfährt der Disponent vor allem durch die direkte Übermittlung der Tagesplanung auf die Smartphones der Vorarbeiter. Jeder Vorarbeiter weiß sofort über seinen Einsatzort, die entsprechenden Maschinen und Geräte sowie Kolleginnen und Kollegen Bescheid, die ihn bei seiner Aufgabe unterstützen sollen. Umfangreiches Nachfassen per Telefon bei Disponent, Vorarbeiter und Bauleitung gehört damit der Vergangenheit an. Und das Controlling, die Bauleitung sowie die Unternehmensführung werden bei Ihren Aufgaben aktiv unterstützt; baustellen-relevante Daten liegen tagesaktuell vor!

bau-mobil-KEP

Personal- und Maschinendisposition: Zentral im Büro mit der grafischen Wochenübersicht schnell und einfach Personal, Maschinen und Fahrzeuge über „drag and drop“ den Bauprojekten zuordnen. 

Automatisierte Prozesse statt zeitaufwändiges Buchen

Durch die direkte mobile Erfassung auf den Baustellen sind somit alle Daten und erforderlichen Berichte noch am selben Tag wieder im Büro und stehen der Lohnbuchhaltung, Geräteabrechnung, Bauleitung und dem Controlling damit sofort zur Verfügung. bau-mobil wurde so konzipiert, dass auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesem Bereich eine Vielzahl aufwändiger Arbeitsschritte einsparen können. So sind die Daten vorkontiert und gebucht. Eine Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung erfolgt automatisch. Auch die Spesenabrechnung muss fortan nicht mehr manuell erfolgen. Sie wird vom System vollautomatisch errechnet. Einzig eine Sichtprüfung führt die Mannschaft der jeweiligen Abteilung noch durch. Danach kann sofort eine Kosten- und Lohnabrechnung erfolgen. Zeitaufwändiges buchen war gestern.

Khaled Darwisch, Gründungsmitglied und Geschäftsführer des seit 2004 etablierten Unternehmens aus Stadtlohn, erklärt: „Unser Anliegen war es, mit bau-mobil eine besonders praxistaugliche Systemlösung für den Bau zu konzipieren, mit der Bauunternehmen sowohl auf den Baustellen als auch in der Verwaltung aktiv Zeit sparen. Disponenten, Buchhaltung und insbesondere die Vorarbeiter binden wir mit unserer Lösung in den integrierten Kommunikationsprozess ein. Mit einer Technologie, die an die Anforderungen der Branche angepasst ist.“

Produktiver Start in nur wenigen Tagen

Entscheidet sich ein Bauunternehmen für die Lösungen von bau-mobil, so erfolgt kurzfristig die Übernahmen der Stammdaten der individuellen Personal-, Geräte- und Baustelleninformationen. Mit speziellen Einführungsschulungen bereiten die IT-Profis aus dem Münsterland in einem zweiten Schritt die Mitarbeiter – von der Disposition bis zum Vorarbeiter – auf die Arbeit mit den Programmen und Smartphone-Apps vor. Nach nur wenigen Tagen können Bauunternehmen produktiv starten. So verspricht es der Hersteller. bau-mobil bietet Import- und Exportschnittstellen zu den am Markt etablierten Softwareprogrammen für die Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie Kalkulation und Kostenmanagement. Zugehörige Apps für die Baustelle haben die Softwareingenieure für das Google-Betriebssystem Android und Windows entwickelt. Sie können auf modernen mobilen Geräten für den Einsatz in rauer Umgebung betrieben werden.

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