Viel mehr als nur Zeiterfassung

Digitalisierung der Baustellen bei der Unternehmensgruppe KÖGEL

Durchgängig optimierte Arbeitsprozesse

„Eine runde Sache“: Projektleiter und Erfasser schätzen die moderne, praxisnahe App gleichermaßen

Die Unternehmensgruppe KÖGEL ist ein modernes, familiengeführtes Bauunternehmen mit Stammhaus in Ostwestfalen. Ob im Hoch-, Tief- oder Schlüsselfertigbau, in der Bausanierung oder im Ingenieurbau: Kögel setzt überall auf qualifizierte Fachkräfte, die auf Basis ihrer Erfahrung passende Konzepte und Lösungen für den Kunden schaffen. Der Fokus wird stets auf eine prozess- und kostenorientierte Projektrealisierung gesetzt. 250 Mitarbeiter und Auszubildende sind heute bei der Unternehmensgruppe KÖGEL tätig.

Die Unternehmensgruppe mit ihren fünf unterschiedlichen Fachbereichen, die oft übergreifend an einer Baustelle zusammenarbeiten, ist in den vergangenen Jahren stark gewachsen. Die Geschäftsführung sah aus diesem Grund zeitnah die Notwendigkeit einer IT-Lösung für die digitale Erfassung von Baustelleninformationen vor.

Gerd Nottmeier, Teamleiter im Bereich Personal, erklärt: „Der Aufwand, den die Tagesberichte unseres kontinuierlich wachsenden Mitarbeiterstamms verursachten, war auf konventionelle Weise nicht mehr zu bewältigen. Die Anzahl der Ordner, in denen die Informationen aus den Tagesberichten über viele Jahre gesammelt waren, nahm immer weiter überhand. Um allein die Löhne unserer Mitarbeiter stets pünktlich bezahlen zu können war es zwingend erforderlich, uns hier professionelle Unterstützung bei einem Softwarehaus zu holen. Nicht zu vergessen die Vielzahl an zusätzlichen Angaben, wie etwa Wetterdaten oder Kontrollinformationen bei Baustellen im Straßenverkehr, die wir sehr oft auf die Schnelle auffinden müssen“, berichtet er.

Im Jahr 2018 nahm die Geschäftsführung Kontakt mit Connect2Mobile aus Stadtlohn auf. Bereits die erste Demonstration der Software machte bei der Unternehmensgruppe Eindruck: Das Programm erwies sich als praxistauglich und die gewünschte Schnittstellte zum Lohnabrechnungsprogramm DATEV gehört bei bau-mobil zum Standard. Notwendige Anpassungen für die Kögel Gruppe wurden schnell durch Connect2Mobile realisiert. So wurde die IT-Lösung für Büro und Baustelle in kurzer Zeit bei der KÖGEL Gruppe eingeführt.

Schnellere Erfassung via Smartphone-App

Völlig unproblematisch und für Mitarbeiter der unterschiedlichsten Generationen durchweg zufriedenstellend verlief auch die Applikation der Baustellenteams. Aktuell nehmen auf den Baustellen der Unternehmensgruppe KÖGEL ca. 50 Erfasser Tag für Tag die Arbeitsstunden für rund 130 gewerbliche Mitarbeiter mit bau-mobil via Smartphone auf. Dazu kommen ca. 30 Projektleiter, die mit der Bauleiter-App von bau-mobil Kontrollen im System durchführen. Da die IT-Lösung auf mobilen Geräten mit iOS- und Android-Betriebssystem lauffähig ist, können alle Mitarbeiter mit ihren gewohnten Smartphones arbeiten. In der Regel ist die mobile Erfassung per Handy sogar schneller erledigt als das mühevolle Aufschreiben sämtlicher Informationen per Hand. „Alle unsere Erfasser, egal ob 20 oder 60 Jahre alt, haben sich schnell mit dem Programm zurechtgefunden“, weiß Nottmeier. „Und sie möchten die neue, praktikable App nicht mehr missen.“

Vorausschauend Planen mit integrierter Lösung

Da sowohl Mitarbeiter als auch Maschinen und Baugeräte im Unternehmen in unterschiedlichen Bereichen zum Einsatz kommen, ist eine vorausschauende, detailgenaue Planung bei KÖGEL Bau sehr wichtig. Für jeden Bereich existiert derzeit eine bereichsseitige Planung, die je ein Projektleiter verantwortet. Einmal pro Woche werden die Planungen der unterschiedlichen Bereiche sorgfältig abgeglichen. Die Software wird von den Projektleitern sehr geschätzt, denn im Gegensatz zu den zuvor eingesetzten Tabellenkalkulationssystemen und Datenbanken sind Mehrfachbuchungen von Mitarbeitern oder Geräten ausgeschlossen. Dass ein Mitarbeiter auf zwei verschiedenen Baustellen gleichzeitig eingeplant ist und dann in diesem Zeitraum auch noch Urlaub beantragt hat, kann dank bau-mobil jetzt nicht mehr vorkommen.

Hohe Zeitersparnis bei größeren Projekten

Sowohl Vorarbeiter Marcel Richter als auch Projektleiterin Katharina Ronicke, beide im Bereich Hochbau tätig, schätzen die digitale Arbeitsweise auf der Baustelle mit den modernen Apps von Connect2Mobile sehr. Beim aktuellen Bauvorhaben, einem größeren Objekt mit 14 Etagen, bei dem auch die Bausanierungsabteilung der Unternehmensgruppe involviert ist, spielt die mobile Anwendung ihre Stärken voll und ganz aus. Durch die Möglichkeit, mit der bau-mobil-App sämtliche ausgeführten Aufgaben unmittelbar mit allen Details zu dokumentieren, freut sich Polier Richter über eine Zeitersparnis von durchschnittlich fünf Stunden pro Woche.

„Die Lösung ist insbesondere bei größeren Projekten mit mehreren beteiligten Gewerken eine enorme Hilfe“, berichtet er. „Wir sind stets in der Lage, vor Ort die erforderlichen Notizen zu machen und beschriftete Fotos hinzuzufügen, ohne dafür extra ins Büro rennen zu müssen. Das verkürzt die Laufwege ungemein. Auch nachträgliche Änderungen, die im Baugeschehen zur Tagesordnung gehören, sind dank bau-mobil keine große Sache mehr und erfordern keine aufwändige, handschriftliche Nacharbeit. Die Fotodokumentation ist in aktuellen Zeiten das A und O auf einer Baustelle. Mit der App von bau-mobil können Bilder ganz einfach, ähnlich wie bei WhatsApp, an Kollegen versendet oder einem Projekt zugeordnet werden. Die App ist modern, sehr gut aufgebaut und vor allem praxisnah“, fasst Vorarbeiter Richter zusammen.

Durchgängig nachvollziehbare Informationen

Auch Projektleiterin Katharina Ronicke spart dank der Bauleiter-App zahlreiche Wege von der Baustelle ins Büro und umgekehrt ein. Sämtliche Informationen, die die Poliere vor Ort melden, kann sie dank bau-mobil auch bequem abends von zu Hause aus sichten und freigeben. In ihrer Funktion als Projektleiterin schätzt sie insbesondere die vollständig nachvollziehbare, durchgängig digitale Arbeitsweise. „Das mobile Bautagebuch bietet im Austausch mit Bauherren sehr viele Vorteile“, erklärt sie. „Alle wichtigen Informationen sind lesbar und vor allem nachvollziehbar. Das vereinfacht die Kommunikation immens.“ Genauso möchte sie die übersichtliche Planung mit bau-mobil nicht mehr missen: „Auf einen Blick wissen wir, ohne zuvor im Büro anzurufen, welche Mitarbeiter und Geräte für welche Baustellen eingeplant sind. Urlaubspläne unserer Kollegen sind stets ersichtlich und Planungsfehler entstehen erst gar nicht. Sehr viel Zeit sparen wir außerdem durch im System vorgefertigte, unternehmensindividuelle Textbausteine ein.

Beide betonen nicht zuletzt die hohe Relevanz der Möglichkeit, Berichte mit bau-mobil digital abzuholen. „Ohne umständliches Suchen in irgendwelchen Ordnern sehen wir schnell, was wir in den vergangenen Monaten erledigt haben“, fügt Marcel Richter hinzu. „Ich gebe zu, ich bin ein Fan“, so der Polier abschließend.

Digitalisierung weiter auf dem Vormarsch

In Kürze soll außerdem die Geräteverrechnung zusätzlich in das System integriert werden. Mit dieser werden in naher Zukunft sehr viele aufwändige, manuelle Buchungen wegfallen. Auch für diesen Zweck realisiert das kompetente Team bei Connect2Mobile, wie bereits bei der DATEV-Schnittstelle, diverse Anpassungen für den Datenaustausch, die exakt an die unternehmensspezifischen Ausprägungen der Gruppe adaptiert sind. „Somit sind Geräteverrechnung und die Abrechnung mit der Software von BRZ unmittelbar miteinander verzahnt“, erklärt Nottmeier.

Ziel ist es, in naher Zukunft noch weitere manuelle Arbeiten im gesamten Unternehmen in die digitale Welt zu transferieren und somit die täglichen Aufgaben zu beschleunigen, komfortabler und dabei nicht zuletzt sicherer zu gestalten. „bau-mobil bietet uns in verschiedenen Bereichen umfassende Unterstützung und hat bereits zahlreiche Arbeitsprozesse signifikant optimiert“, fasst Gerd Nottmeier zusammen.

Alle Fotos: KÖGEL