Digitalisierung in der Baubranche

Digitalisierung des Baustellengeschehens mit bau-mobil

Auf ein Neues: Nachdem die Einführung einer Software für die digitale Erfassung von Baustellendaten auch nach sieben Jahren nicht überall im Unternehmen akzeptiert war, stand 2023 die Implementierung eines neuen IT-Systems für diese Zwecke auf der Agenda von IT-Projekt + Prozessmanager Patrick Sartor bei der DIECKMANN Bauen + Umwelt GmbH & Co. KG. Diese erfolgte teilweise während der Hochkonjunkturphase und erforderte in vielen Bereichen zunächst einen Mehraufwand, war aber nach bereits sieben Monaten ein voller Erfolg. Mehrere Faktoren leisteten ihren Beitrag: Von der durchgängig strategischen Planung bis hin zur Hilfestellung durch den Softwareanbieter haben hier sämtliche Rädchen perfekt ineinandergegriffen.

Die im Jahr 1927 gegründete Unternehmensgruppe Dieckmann aus Osnabrück blickt zwischenzeitlich auf mehr als 90 Jahre Erfahrung in sämtlichen Bereichen entlang der Wertschöpfungskette Bau zurück und gehört heute zu den größten Bauhandwerksbetrieben im Nordwesten Deutschlands. Neben dem Straßen- und Tiefbau hat sich die DIECKMANN Bauen + Umwelt GmbH & Co. KG vor allem in den Bereichen Entsorgung, Recycling und Umweltschutz einen Namen gemacht. Das mittelständische, familiengeführte Unternehmen zählt als kompetenter und verlässlicher Partner von öffentlichen sowie privatwirtschaftlichen Auftraggebern im Großraum Niedersachsen, in Nordrhein-Westfalen sowie in Mecklenburg-Vorpommern. Im Straßen- und Rückbau sowie bei Renaturierungsmaßnahmen fokussiert sich das Unternehmen vor allem auf Nachhaltigkeit am Bau sowie in allen Belangen des täglichen Handelns, wovon auch sämtliche Projektpartner und Beteiligte profitieren können. Moderne, leistungsstarke und umweltfreundliche Technologien leisten hier einen entscheidenden Beitrag. Die DIECKMANN Bauen + Umwelt GmbH & Co. KG beschäftigt rund 500 qualifizierte Mitarbeiter in den unterschiedlichsten Berufsfeldern.

Neue Software für durchgängige Baustellendokumentation

Auch die Digitalisierung leistet ihren Beitrag zur Nachhaltigkeit im Unternehmen. Mit dem Ziel, eine unternehmensübergreifend durchgängige Dokumentation sämtlicher Baustellen sowie Kostenstellen zu etablieren, entschied die DIECKMANN Bauen + Umwelt GmbH & Co. KG, in diesem Jahr eine neue IT-Lösung für die digitale Erfassung von Baustelleninformationen einzuführen. „Das Unternehmen hatte vor sieben Jahren bereits eine Software für diese Aufgaben implementiert“, erinnert sich Patrick Sartor, IT-Projekt + Prozessmanager im Hause DIECKMANN. „Das System wurde nie umfänglich akzeptiert, da es die bekannten Prozesse in unserem Unternehmen lediglich verlagerte, jedoch nicht nachhaltig verbessern konnte,“ fügt er hinzu.

Seine Aufgabe war es nun, die Einführung der neuen Software, bau-mobil von der Connect2Mobile GmbH aus Stadtlohn, im gesamten Unternehmen mit allen Ressourcen zu steuern, an die entsprechenden Lenkungskreise zu berichten und das Projekt im finanziell vorgegebenen Rahmen erfolgreich umzusetzen. In vielen Bereichen eine Herausforderung. Denn die Mitarbeiter waren teilweise aufgrund der nicht erfolgreichen Umsetzung mit dem alten System skeptisch gegenüber einem Wechsel auf bau-mobil.

Erfolgreiche Softwareeinführung in nur sieben Monaten

Dass es Patrick Sartor und seinem Team gelungen ist, steht außer Frage. Die Softwareeinführung konnte in sieben Monaten – von der Beauftragung bis zur ersten Abrechnung – bewerkstelligt werden. Sämtliche Kernfunktionalitäten – von der Planung über die Personal- und Geräteabrechnung bis hin zur Werkstattanbindung – waren in diesem sportlichen Zeitrahmen geschafft. Und das in einer Phase des Jahres, in der für gewöhnlich sehr viele Aufträge auf der Agenda stehen. Erschwerend kam hinzu, dass das Unternehmen unmittelbar nach der Stammdatenerfassung im April bis einschließlich Mai zweigleisig fahren musste.

Die Erfassung erfolgte in diesem Zeitraum zunächst in beiden IT-Systemen, alt sowie neu, da die neue Software sich zunächst etablieren musste. Trotz allem ist es Sartor und seiner Mannschaft gelungen. Die lediglich ein bis zwei Tickets pro Woche bei Dieckmann, die von den rund 150 bis 160 Mitarbeitern pro Woche in der IT eingehen, unterstreichen die erfolgreiche Einführung von bau-mobil. Dass alles gut funktioniert, können die Verantwortlichen unmittelbar im System sehen: Alle relevanten Personaldaten und Geräteinformationen sind da im Programm gelistet. Dazu Fotos oder auch Informationen zu Qualifikationen von Teammitgliedern, wie zum Beispiel Führerscheine oder spezielle Schulungen und Termine dazu, sind durchgängig im System vermerkt. bau-mobil ist ein vollkommen durchgängiges System, das sämtliche Arbeitsbereiche von der Planung bis zur Erfassung abdeckt. Fazit: Implementierung gelungen. Doch liegt es lediglich an der besseren Software, weshalb DIECKMANN hier ein positives Resümee ziehen kann, oder haben strategische Überlegungen und deren Umsetzung hier eine mindestens genauso wichtige Rolle gespielt?

Faktor Mensch entscheidet über Erfolg oder Misserfolg einer Softwareeinführung

„Ein Produkt ist immer nur so gut, wie es geschult wird“, berichtet der Experte nach der erfolgreichen Einführung von bau-mobil in nur sieben Monaten. „Die Software bau-mobil ist von der Programmlogik einfacher im Handling als die Vorgängerlösung, die wir glücklicherweise ersetzen konnten. Die gute Qualität des IT-Systems hilft erheblich dabei, dass die Belegschaft die Mehrwerte auch direkt sieht und Bereitschaft zeigt, den zunächst höheren Aufwand während der Hochkonjunkturphase aktiv mitzugehen“, fügt Sartor hinzu.
Im ersten Schritt waren er und sein Team gefordert, die Vorteile, sowohl für den einzelnen Mitarbeiter und seinen Aufgabenbereich als auch für das Unternehmen klar zu kommunizieren.

Patrick Sartor ist überzeugt, dass der Faktor Mensch immer über Erfolg oder Misserfolg einer Softwareeinführung entscheidet. Führung, Verantwortung und Personalentwicklung sind wichtige Aspekte, die Projektleiter in der IT stets vor Augen haben müssen.

„Unser Job ist es, den Mitarbeitern zu zeigen, wie viel einfacher sich ihre tägliche Arbeit dank der neuen Software bewältigen lässt. Wir brauchen ein sehr gutes Feingefühl, denn wir müssen immerzu entscheiden, wie detailliert wir in die Software einsteigen möchten und welche Features wir unbedingt von Beginn an brauchen. Zudem müssen wir uns gut überlegen, wieviel wir den Menschen, insbesondere langjährigen Mitarbeitern, die viele Aufgaben schon jahrelang nach einem bestimmten Schema erledigen, zumuten können, damit sie mitgehen“, erklärt Sartor. Wichtig ist hier auch Feedback, das heißt nachfragen, wie gut die Kollegen mit der Software zurechtkommen und an welchen Stellen es noch Klärungsbedarf gibt. All dies sollte von Beginn an im Detail kommuniziert und für alle anschaulich dargestellt werden, wie der IT-Experte berichtet.

Wertschöpfung muss nachvollziehbar sein

Bei DIECKMANN nutzen etwa Vermesser und Abrechner, die stets sehr eng mit den Bauleitern im Unternehmen zusammenarbeiten, eine abgespeckte Version der Bauleiter-App von bau-mobil. Diese relativ detaillierte Zuordnung von Projektaufgaben zu Kosten bedeutet für die Teams zwar im ersten Moment mehr Aufwand, erlaubt dem Unternehmen aber eine besonders genaue Dokumentation der einzelnen Kostenstellen. Genauso wie die Poliere haben im Unternehmen auch alle LKW-Fahrer ein eigenes Profil innerhalb von bau-mobil. Diese ganzheitliche Erfassung hilft der Unternehmensführung dabei, Projektverläufe exakt nachzuvollziehen. „Alle Vorteile aus Unternehmenssicht müssen wir den Baustellenteams vermitteln. Denn wenn sie allesamt die durch bau-mobil höhere Wertschöpfung für uns verstanden haben, sind sie auch bereit, eine neue Arbeitsweise mit dem einen oder anderen zusätzlichen Schritt voll und ganz zu akzeptieren“, konstatiert Sartor.

„Ob Angaben zu unserem Baustellenteam, die vorgegebenen Arbeitszeiten oder die Baugeräte und Maschinen mit den jeweils korrekten Zählerstunden vom Vortag: Alles, was wir für die tägliche Arbeit benötigen, ist im System schon drin“, freut sich Matthias Freers, Polier bei der DIECKMANN Bauen + Umwelt GmbH & Co. KG. „Wir müssen nur so viel wie nötig eintragen“, ergänzt er. Sein Kollege Matthias Erhorn freut sich, dass das Schreiben von Stunden mit bau-mobil intuitiv vonstattengeht. Dass er kein Tablet oder Laptop braucht, sondern sich alles über das Handy bewerkstelligen lässt, findet er sehr praktisch.

„Die Jungs draußen verstehen bau-mobil. Es ist sehr einfach und übersichtlich. Das ist vielleicht der größte Vorteil“, konstatiert Bauleiter Jan Wilhelm Glosemeyer. „Die Software hat sich auf den Baustellen bewährt. Vor allem die Fotodokumentation ist sehr beliebt – bei Jung und Alt – und wird von allen gerne genutzt“, fasst er zusammen.

Papierloses Arbeiten ist enorme Errungenschaft

Auch die Betriebsbuchhaltung wurde im Zuge der Umstellung zunächst mit Mehrarbeit konfrontiert. In diesem Bereich galt es, sämtliche Geräteinformationen händisch in das neue IT-System einzugeben. Sind die Daten allerdings einmal im System verankert, lässt sich die Arbeit flexibler und auch deutlich schneller bewältigen als zuvor.

„Wir profitieren seit der Umstellung von einer immensen Zeitersparnis“, so Birgit Wiemeyer aus dem Bereich Betriebs- und Gerätebuchhaltung. „Dass wir jetzt komplett papierlos arbeiten, ist eine enorme Errungenschaft. Gleichzeitig lässt sich die Auswertung der Informationen mit bau-mobil sehr viel intuitiver bewerkstelligen. Auch die Kontrolle ist einfacher“, fügt sie hinzu.

„Das Schöne ist, dass alle im Unternehmen, die Informationen zu den Arbeitszeiten brauchen, jetzt mit bau-mobil zu jeder Zeit darauf zugreifen können“, berichtet Ramona Schlinge aus dem Bereich Lohnbuchhaltung bei DIECKMANN. Darüber hinaus schätzt sie, dass die manuellen Eingaben von Zeiten in vielen Bereichen, so auch in ihrem, wegfallen und lobt die Zeitersparnis, die das Programm durch die Automatisierung mit sich bringt.

Digitalisierung verändert Aufgaben

So sehr die Arbeitsentlastung dank bau-mobil von vielen Mitarbeitern auch geschätzt wird, gab es dennoch Kollegen, die sich Sorgen machten, dass ihr Job aufgrund von digitalen Helfern plötzlich wegfallen könnte. „Auch damit wurden wir konfrontiert“, erinnert sich Patrick Sartor. „Wir waren gefordert, den Kollegen Beispiele aufzuzeigen, weshalb der Mensch nach wie vor gebraucht wird, auch wenn der Job dank digitaler Helfer jetzt ein wenig anders aussieht“, berichtet er. Die Kontrolle auf Vollständigkeit in der Betriebsbuchhaltung ist ein Aufgabenbereich, der immerzu abschließend durch den Menschen erfolgen sollte.

Viele weitere Funktionalitäten von bau-mobil, beispielsweise die unternehmensweite Integration der Urlaubsplanung, führen Sartor nach und nach ein. Im Herbst, wenn die Hochphase des Projektgeschäfts etwas zurückfährt, stehen weitere Mitarbeiterschulungen mit diesem und anderen Themen an. Sartor und seine Kollegen schätzen die vielen Möglichkeiten, die die IT-Lösung bietet und zielen darauf ab, diese schrittweise zu ergänzen. „Auf einmal zu viel abverlangen dürfen wir den Mitarbeitern nicht“, so Sartor. Das weiß der IT Projekt + Prozessmanager aufgrund eigener Erfahrung.

Rückendeckung durch das Softwarehaus

Als weiteren Faktor, weshalb die Einführung relativ reibungslos und so zügig über die Bühne gehen konnte, nennt Sartor Connect2Mobile selbst und die umfassende Unterstützung durch das Unternehmen. Problemlösungen erfolgten für gewöhnlich zügig und die IT-Abteilung konnte sich stets auf zeitnahe Hilfestellung und eine Umsetzung auch individueller Wünsche, die die tägliche praktische Arbeit vereinfachen kann, verlassen. „Alle Rädchen sollten hier perfekt ineinandergreifen“, fasst der IT-Experte abschließend zusammen. „Eine durchdachte Strategie bei uns, eine sehr gute Kommunikation mit den Teams, eine intuitiv zu bedienende Software und ein Softwarehaus, das uns Rückendeckung bietet. Das alles hat im Falle der bau-mobil-Einführung rundum gepasst“, fasst Patrick Sartor zusammen.

Alle Fotos: DIECKMANN Bauen + Umwelt GmbH & Co. KG