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Integrierter Workflow mit bau-mobil

Durchgängige Lösung sorgt für Zeitersparnis und strukturiertes Arbeiten


Mönchengladbach, 02.06.2016. Gegründet im Jahre 1901 als Pflastererbetrieb hat sich die RAEDER Straßen- und Tiefbau GmbH zu einem modernen und leistungsstarken Bauunternehmen entwickelt.
Neben klassischen Straßenbautätigkeiten sowie Kanal- und Erdbauarbeiten umfasst das Portfolio von RAEDER auch schlüsselfertige Tiefbauleistungen. Das Unternehmen mit Stammhaus in Mönchengladbach beschäftigt rund 60 Mitarbeiter. Darunter acht Ingenieure sowie acht Meister. RAEDER Straßen- und Tiefbau ist anerkannter Ausbildungsbetrieb für das Straßenbauerhandwerk. Ergänzend zum umfassenden Know-how der Mitarbeiter bilden modernste Maschinen und Geräte für vielfältige Anforderungen und eine IT-Infrastruktur am Puls der Zeit das Fundament für eine qualitativ hohe sowie termingerechte Fertigstellung von Bauprojekten.

Optimal aufeinander abgestimmt

Durchdachte Prozesse im mittelständischen Unternehmen RAEDER GmbH sorgen seit jeher für eine intelligente Planung und Ist-Datenerfassung. Die Aufgaben von Bauleitern, Erfassern auf den Baustellen und Lohn- und Gerätebuchhaltung sind eng miteinander verzahnt und aufeinander abgestimmt. Im Bereich Lohnabrechnung vertraut das Unternehmen auf die Baulohnsoftware von BRZ. Betriebsabrechnung sowie Kostenermittlung erfolgen mit der Software Pro-Bau/S. „Die Prozesse sind allesamt gut organisiert, erklärt Bauleiter Guido Ibach. „In der Tages- und Wochenplanung, Mitarbeiter- und Geräteerfassung haben wir realisiert, dass wir mit mehr Durchgängigkeit in der Lage sind, sehr viel Zeit einzusparen. Hier haben wir die Aufgaben der unterschiedlichen Divisionen im Unternehmen – auch durch den Einsatz der Software bau-mobil – durchgängig integriert und somit besser aufeinander abgestimmt. Dieser prozessorientierte Ansatz spart Zeit, vermeidet Fehler und ermöglicht ein übergreifend strukturierteres Arbeiten“, ergänzt er.

Auf der Suche nach einer Softwarelösung, passend zu den Arbeitsprozessen des Bauunternehmens, implementierte die RAEDER Straßen- und Tiefbau GmbH im Sommer 2015 bau-mobil von Connect2Mobile.

Planung, Stunden- und Geräteerfassung via Smartphone-App

bau-mobil setzt sich aus einer Bürosoftware und einer modernen App für mobile Endgeräte zusammen. Vier Bauleiter sowie drei Mitarbeiterinnen in Lohn- und Gerätebuchhaltung arbeiten mit dem IT-System der Connect2Mobile GmbH aus Stadtlohn. Zusätzlich zu den Installationen der Software auf den Büroarbeitsplätzen wurden 14 Erfasser auf den Baustellen mit modernen Smartphones ausgestattet. Sie übermitteln Arbeitsstunden, Geräteinformationen sowie Fotos und Bautagesberichte mobil und übertragen die Informationen direkt von den Baustellen an ihre Kolleginnen und Kollegen im Büro. Gleichzeitig erfolgt die Einsatzplanung mit Hilfe der Software. Bauleiter Ibach erstellt täglich eine Planung an seinem PC, die im Laufe des Arbeitstages via bau-mobil an die Poliere über die App übermittelt wird. Weiter wird die Urlaubsplanung durch den Bauleiter mit Hilfe der Software erstellt; damit werden wertvolle Informationen, welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung stehen, direkt an die Lohnbuchhaltung übermittelt.

Begeistert sind die Mitarbeiter in Büro und Baustelle allesamt vom Dashboard. Es ermöglicht ihnen, die für ihre Belange relevanten Informationen direkt beim Öffnen des Programms auf einen Blick zu erfassen. „Auf diese Weise sind wir in der Lage, Stunden übersichtlicher und schneller zu kontrollieren“, so Guido Ibach.

„Von unseren Vorarbeitern wurde das Programm sehr gute angenommen“, führt Bauleiter Ibach weiter aus. „Da die Poliere bei der RAEDER GmbH unterschiedlichen Generationen angehören, wurde die sehr gute Akzeptanz der Smartphone-App so nicht erwartet.“ Umso mehr freute man sich im Unternehmen darüber. Zusätzlich zu den durch den Hersteller durchgeführten Schulungen mit bau-mobil fanden sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter allesamt durch Learning by doing schnell mit der neuen Software und den neuen Werkzeugen zurecht.

Kommunikation mit dem Büro beschleunigt

Vorarbeiter René Prings über das Handling der bau-mobil-App und die Vorteile für den Erfasser: „Die Stunden- und Geräterfassung geht dank bau-mobil einfach und ist auch schnell erledigt. Durch die tagtägliche Übergabe der Maschinen- und Geräteinformationen von der Baustelle ins Büro haben wir einen sehr guten Workflow im Unternehmen geschaffen. Praktisch finde ich vor allem auch die Möglichkeit, Stundenblöcke für mehrere Baustellen im System zu erstellen. Damit beschleunigen wir den Kommunikationsprozess mit dem Büro. Und vice versa geben uns unsere Kolleginnen aus der Lohnbuchhaltung direkt eine Info, falls jemand vom Baustellenpersonal seine Stunden nicht zeitnah abgegeben hat.“

Durchdachte Planung bildet Basis für Buchhaltung

Mit bau-mobil, BRZ und Pro-Bau/S wurde eine integrierte Lösung bei der RAEDER GmbH implementiert, die das Fundament für einen durchgängigen Prozess im gesamten Unternehmen bildet. Guido Ibach vermeldet eine Zeitersparnis von rund 40 % bei den Aufgaben der Bauleitung. Durch die durchdachten Workflows profitiert gleichsam die Lohn- und Gerätebuchhaltung. Jutta Fröhlich, verantwortlich für den Bereich Lohnbuchhaltung, ist der Überzeugung, dass eine strukturierte, durchdachte Planung die Arbeit im Lohnbüro deutlich reduziert: „Ist die Planung durchgängig, so sind für uns im Bereich Lohn die Arbeitsstunden der Mitarbeiter sehr einfach nachzuvollziehen.“ Genauso betont Kollegin Birgit Hoelkermann, die die Gerätebuchhaltung mit bau-mobil erstellt, dass die Kontrolle der Gerätestunden bei einer stringenten Planung einfacher und auch schneller geht. bau-mobil ermöglicht nicht zuletzt eine integrierte Planung zwischen Bauleitung und Buchhaltung. So erfolgt die Eingabe von Krankmeldungen in die Planung direkt über Jutta Fröhlich. So sind Bauleiter allesamt informiert, welche Mitarbeiter aktuell zur Verfügung stehen und für weitere Aufgaben eingeplant werden können. Fröhlich abschließend: „Auch die Übergabe in die Programme zur Unternehmenssteuerung von BRZ und Pro-Bau/S funktioniert ganz einfach per Mausklick, wodurch weitere Zeit im Workflow gewonnen wurde.“

Prozessorientierte Arbeitsweise

Damit neben Bauleitung, Buchhaltung und den Erfassern mit Smartphone auch weitere Mitarbeiter im Hause RAEDER GmbH von der Übersichtlichkeit der Software profitieren können, befindet sich der Web-Viewer von bau-mobil aktuell in der Testphase. Der Vorteil: Per Touchscreen kann jeder beliebige Mitarbeiter im Unternehmen direkt einsehen, auf welcher Baustelle er aktuell eingeteilt ist. Wird ein Kollege oder eine Kollegin gesucht, so lässt sich dessen Einsatzort genauso mit dem Touchscreen ermitteln. Guido Ibach abschließend: „Wir erproben regelmäßig neue Funktionen des Programms, um den Workflow im Unternehmen kontinuierlich zu verbessern. bau-mobil unterstützt uns in vielen Belangen sehr gut bei einer prozessorientierten Arbeitsweise.“

Integriertes IT-System für Planung, Kommunikation und Zeiterfassung

Traditionsunternehmen mit bestem technischem Know-how

G. Mesken, GmbH & Co. KG, BocholtBocholt, 25.11.2014. Langjährige Tradition und umfassende Branchenerfahrung, hohe Flexibilität sowie qualitativ beste Lösungen: Auf Basis dieser Attribute ist es dem Bocholter Bauunternehmen Mesken GmbH & Co. Hoch-, Tief- und Straßenbau KG gelungen, ein starkes Vertrauensverhältnis mit Kunden im Ruhrgebiet sowie in der gesamten Region Münsterland aufzubauen. Das in der Zwanziger Jahren von Maurermeister Gerhard Mesken gegründete Unternehmen fokussierte sich zunächst auf den Hochbau. Seit dem Jahr 1955 erweiterte das Bauunternehmen sein Leistungsportfolio um den Infrastrukturbau mit der Gründung einer eigenen Tief- und Straßenbauabteilung. Der heute vom Gründerenkel Gerd-Walter Mesken und Michael Schmeinck angeführte Bauausführer im Regierungsbezirk Münster beschäftigt zwischenzeitlich mehr als 50 Facharbeiter, die sich durch eine hohe technische Kompetenz auszeichnen. Die Leistungsschwerpunkte bei Mesken liegen im offenen Kanalbau, im Betonpflastersteinbau in Siedlungsstraßen sowie im Großpflasterneubau auf Betriebshöfen.

Bauvorhaben Außenanlagen Edeka-Markt, MeerbuschAußenanlagen Edeka-Markt, MeerbuschDas Ziel vor Augen, die Zeiterfassung für die Mitarbeiter auf den Baustellen zu vereinfachen, hat das Unternehmen verschiedene IT-Systeme unter die Lupe genommen. Die Entscheidung fiel für das bauspezifische Programm bau-mobil der Connect2Mobile GmbH aus dem benachbarten Stadtlohn. Der Grund: Das besonders einfache Handling der Smartphone-App, die sogar von denjenigen Vorarbeitern verstanden wurde, die zuvor noch nie ein modernes mobiles Endgerät in der Hand hatten. Und das nach nur einem halben Schulungstag.

 

System für viele Aufgaben

Mit der neuen Software für Büro und Baustelle hat das mittelständische Bauunternehmen aus dem Münsterland jedoch viel mehr gewonnen, als lediglich mehr Praktikabilität in der Zeiterfassung. „Wir arbeiten nun mit einem durchgängig integrierten IT-System, das die Einsatzplanung der Kolonnen für die verschiedenen Baustellen, die Kommunikation mit unseren Vorarbeitern sowie die tagtägliche Stundenerfassung und Prüfung von Mitarbeiter- und Maschinendaten vereint und zudem noch an unsere Lohn- und Finanzbuchhaltung direkt angebunden ist“, weiß Stefan Graffe, kaufmännischer Leiter bei Mesken.

Durchgängiger Informationstransfer

Genauso wie das Handling der Smartphone-App ist auch die Erstellung der Planung schnell und relativ einfach zu erlernen, da logisch aufgebaut. Diese erfolgt bei Mesken im wöchentlichen Rhythmus. Die hierfür erforderlichen Stammdaten fließen direkt aus den Programmen für Kostenmanagement in die „bau-mobil-Software“ Mesken setzt ein umfassendes Lösungsportfolio des Bausoftware-Herstellers BRZ ein, das Anlagen- und Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung,  Kalkulation, Lohnbuchhaltung sowie Mengenermittlung umfasst. „Bei der Entwicklung der Datenschnittstelle hat Connect2Mobile hervorragende Arbeit geleistet“, erklärt Graffe. „Das Fundament für einen durchgängigen Informationstransfer innerhalb unserer IT-Landschaft war somit schnell geschaffen.“

Insgesamt zwölf Smartphones sind auf den Baustellen im Einsatz. Dabei ist jede Kolonne mit einem mobilen Endgerät ausgestattet. Die Wochenplanung auf den Smartphones kann von den Vorarbeitern zu jeder Zeit mit nur wenigen Eingabeschritten angepasst werden. Die Ist-Daten sind somit stets auf dem aktuellen Stand.


Dietmar Gross-Hard Vorarbeiter bei Mesken
Nach nur einem halben Schulungstag waren wir mit dem Handling von bau-mobil vertraut und konnten fortan auf die bisher üblichen Stundenzettel auf den Baustellen verzichten. bau-mobil ist denkbar einfach in der Anwendung und für Mitarbeiter aus jeder Generation verständlich – es erklärt sich quasi von selbst. Ein unschätzbarer Vorteil: Im Schadensfall können wir, direkt von der Baustelle aus, mit Hilfe der intelligenten Fotodokumentation reagieren und Fotos und Kommentare ohne Zeitverlust direkt ins Büro leiten. Die von vielen Auftraggebern verlangten Bautagesberichte können abends im Büro ausgedruckt werden und stehen am nächsten Tag auf der Baustelle zur Verfügung. Planungsdaten für die darauffolgenden Tage – für Mitarbeiter, Geräte und Fahrzeuge – können, genauso wie Stundeninformation und Zulagen aller Mitarbeiter, zu jeder Zeit eingesehen werden.

Dietmar Gross-Hardt, Vorarbeiter bei Mesken GmbH & Co. Hoch-, Tief- und Straßenbau KG

 

 

 

 


Umplanen leicht gemacht

„Die Planung ist intelligent und wurde so konzipiert, dass Dopplungen grundsätzlich ausgeschlossen werden“, berichtet Graffe. „Welche Mitarbeiter ein Team bilden, welche Aufgaben zu erledigen sind und welche Maschinen und Fahrzeuge genutzt werden, können unsere Dispositionsmitarbeiter mit nur wenigen Mausklicks zuteilen. Es ist jederzeit möglich, mit Hilfe des Planungsmoduls festzustellen, auf welcher Baustelle sich Mitarbeiter und Maschine befinden.  Und ist eine schnelle Umplanung, beispielsweise aufgrund von Urlaub eines Mitarbeiters oder eines Gerätedefekts erforderlich, so ist diese in kürzester Zeit erfolgt“, ergänzt der kaufmännische Leiter.

Effiziente Datenprüfung ohne Risiko

Seit rund sieben Monaten ist bau-mobil bei Mesken im Einsatz. Von Beginn an konnte das Unternehmen auf die üblichen Tageszettel verzichten. Über das Programm erfolgt stets eine Prüfung der Tagesdaten für Mitarbeiter sowie eingesetzte Maschinen und Geräte. Die direkte Anbindung der Software an die BRZ-Programme für Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie Kosten-/Leistungsrechnung, die jeweils zum Monatsende erfolgt, spart dem Unternehmen enorm viel Zeit, denn dadurch entfällt das manuelle Buchen der Mitarbeiter- und Gerätedaten. Gleichzeitig lassen sich auf diese Weise Fehler vermeiden, die beim händischen Buchen vorkommen können. Auch Zulagen werden vom System stets vollautomatisch dazu gebucht.

Neu bei Mesken: Bautagesberichte und Urlaubsplanung

Während bau-mobil in der Planung die zuvor eingesetzte Tabellenkalkulation durchgängig ersetzt hat, sollen in einem weiteren Schritt auch die Bautagesberichte künftig ausschließlich mit Hilfe der Smartphone-Apps realisiert werden. Bereits jetzt werden mit den gesendeten Daten direkt aus der Software von Connect2Mobile  PDF-Dokumente, wie z.B. Bautagesberichte, erstellt und den Kunden zur Verfügung gestellt. „Unsere Kunden führen wir Schritt für Schritt an das neue Medium heran“, so der kaufmännische Leiter.

Ebenfalls in der Einführungsphase befindet sich eine intelligente Urlaubsplanung mit Connect2Mobile. Mit Hilfe dieses neuen Features ist es möglich, Urlaubsdaten der Mitarbeiter mit deren Aufgabengebieten zu verknüpfen. Das Unternehmen hat somit stets im Blick, wann Mitarbeiter mit gleichen Tätigkeitsfeldern Urlaub geplant haben. Ein weiterer Schritt, der die Einsatzplanung bei Mesken transparenter und damit zuverlässiger macht.

Intelligentes Baumanagement mit mobilen Lösungen

A. Frauenrath GmbH aus HeinsbergHeinsberg, 25.11.2014. Vom Verkehrswegebau und Kanalbau über Projektentwicklung, Hochbau, Schlüsselfertigbau bis hin zu Facility Management, Landschaftsbau, Recycling und Immobiliensicherung: Das Angebot der mittelständischen Unternehmensgruppe Frauenrath im Bau- sowie Dienstleistungssektor ist umfassend. Das in der fünften Generation familiengeführte Unternehmen engagiert sich nunmehr seit 140 Jahren im Baubereich. Dabei ist der Komplettanbieter mit Standorten in Heinsberg, Nordrhein-Westfalen sowie Bretnig, Sachsen in der Lage, die gesamte Wertschöpfungskette des Bauens vollkommen durchgängig abzudecken. Beginnend bei der Projektidee geht das Angebot des Traditionsunternehmens über die Realisation und Übergabe hinaus und offeriert darüber hinaus Lösungen für Wartung, Pflege sowie Management von Immobilien. In allen Aufgabenfeldern engagieren sich rund 430 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihrem spezifischen Fach-Know-how. Effektive Innovationen und ein effizienter Einsatz der Technologien zeichnet die Unternehmensgruppe aus. Die digitale Bauakte, elektronisch gesteuerte Prozesse und der unternehmensweite Einsatz von mobilen Endgeräten sind nur einige Beispiele dafür.

Landschaftsbau - Projekt Außenanlagen Basildionplatz in HeiligenhausIm Bereich Bauunternehmen sowie auch im Landschaftsbau setzt das Unternehmen mit einer modernen Bausoftware-Lösung auf eine digitale Planung, Geräte- und Zeiterfassung. Seit Sommer des Jahres 2013 ist das Programm bau-mobil der Connect2Mobile GmbH & Co. KG bei der Frauenrath Bauunternehmung im Einsatz. Die Firma Landschaftsbau folgte ein Jahr später mit der durchgängigen Software, die Büro und Baustelle im Unternehmen miteinander vernetzt. In beiden Unternehmen wurde nach einer nur kurzen Einführungsphase sehr schnell von einer konventionellen Arbeitsweise auf bau-mobil umgestellt.

Optimaler Ressourceneinsatz auf den Baustellen

Die insgesamt 19 Poliere im Bauunternehmen sowie zehn im Landschaftsbau erhalten Informationen über eingesetzte Groß- und Kleingeräte sowie die Personallisten direkt auf ihrem Smartphone oder Laptop. Die Bauunternehmung plant im zwei-Wochen-Rhythmus, wie die Maschinen optimal auf den verschiedenen Baustellen eingesetzt werden sollen. Im Landschaftsbau gibt es in jeder Woche eine Detailplanung für den Maschinen- sowie auch den Personaleinsatz plus eine grobe Vorplanung über einen längeren Zeitraum. „Die Planung mit bau-mobil ermöglicht es uns, unsere Ressourcen stets optimal auszuschöpfen“, erklärt Kai Bongwald, der die Einsatzplanung im Landschaftsbau verantwortet.

Schnelle Reaktionszeiten

Die Informationen über eingesetzte Baumaschinen sowie Kleingeräte, das sind beispielsweise Bohrmaschinen oder Trennschleifer, können an den mobilen Geräten von den Polieren im Bereich Bauunternehmen lediglich eingesehen werden. „Sind schnelle Planänderungen, etwa aufgrund eines Defekts, erforderlich, so können die Erfasser sofort reagieren und dem Disponenten eine Rückmeldung geben, was sie alternativ bzw. zusätzlich an Geräten benötigen“, berichtet Johannes Joachims, Einsatzleiter Bauunternehmung. Noch einfacher geht es bei der Personalplanung: Sind weitere Kräfte erforderlich, erfolgt die Zubuchung von Mitarbeitern direkt via Laptop oder Smartphone des Erfassers.

Durchgängige Datenverfügbarkeit

Die Transparenz der Softwarelösung bringt noch weitere Vorteile für die verschiedenen Unternehmensbereiche bei Frauenrath. Denn im Gegensatz zu den zuvor eingesetzten, handgeschriebenen Tageszetteln stehen die Daten Bauleitern, der Personalabteilung sowie der Bauabrechnung zu jeder Zeit zur Verfügung. Die digitalen Bautagebücher, die einige Poliere bereits mit dem Programm bau-mobil erstellen, liefern im wöchentlichen Rhythmus sämtliche Informationen zum Geschehen auf den Baustellen.

Mittelfristig sollen alle Erfasser im Unternehmen mit dieser Aufgabe betraut werden. „Wir können alles gezielt zurückverfolgen“, erklärt Bauleiter Erwin Laumen, „indem wir lediglich das gesuchte Datum im Programm eingeben. Welche Maschinen wurden eingesetzt? Welche Aufgaben sind erledigt und was ist noch in Arbeit? Gab es besondere Vorkommnisse oder Störungen? Und welcher Art waren diese Besonderheiten? Jede Information kann ganz einfach und schnell per Mausklick abgerufen werden.“

Integriertes Baumanagement

Polier Bernd Poschen bei der Datenerfassung mit bau-mobil-NetbookPolier Bernd Poschen über die digitale Bauakte mit bau-mobil: Neben der Stundenerfassung, die bereits eine erhebliche Zeitersparnis von täglich circa 30 Minuten für alle Kollegen mit sich bringt, ist vor allem die Leistungserfassung, die wir aktuell im Bereich Bauunternehmen einführen, von unschätzbarem Vorteil im gesamten Baumanagement.“ Ist ein Leistungsverzeichnis in bau-mobil hinterlegt, kann der Polier täglich jede einzelne Position inklusive zugehöriger Mengen und weiterer Angaben, beispielsweise über den Leistungsort, ins System aufnehmen. Diese Daten gehen anschließend zusammen mit dem im GPS-Datenformat gemessenen Aufmaß auf direktem Wege an die Bauabrechnung. Für Kollegin Katrin Biermann in der Abrechnung eine große Hilfe. Denn mit exakten Mengen- und Ortsangaben kann nahezu ausgeschlossen werden, dass eine Teilleistung aus Versehen vergessen wird.

Komfortable Lohn- und Geräteabrechnung

Für die Lohn- und Geräteabrechnung nutzt das Unternehmen die Bausoftware Nemetschek Bau financials – eine kaufmännische Lösung basierend auf Microsoft Dynamics NAV. In Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam des Herstellers Connect2Mobile wurde eine spezielle Schnittstelle realisiert. Diese ermöglicht eine durchgängige und dabei komfortable Datenübertragung von bau-mobil in die Abrechnungsprogramme. „Immer zu Beginn jedes Monats transferieren wir über diese Stunden und Zulagen unserer Mitarbeiter nach Microsoft Dynamics NAV. Das dauert weniger als zwei Minuten“, berichtet Nicole Rütten aus der Personalabteilung. Nicole Rütten und Kollegin Sabrina Heinrichs sparen dank bau-mobil in jeder Woche einige Stunden Arbeit ein. „In der Vergangenheit haben wir die Stunden für jeden Kollegen draußen separat erfasst“, ergänzt Heinrichs. „Mit der Software bau-mobil ist lediglich eine Kontrolle der Zulagen sowie eine Plausibilitätsprüfung von unserer Seite erforderlich.“

Die Geräteabrechnung erfolgt im Bauunternehmen direkt über die Einsatzplanung. Die Poliere im Galabau-Bereich haben zusätzlich die Möglichkeit, eine mobile Erfassung auf den Baustellen vorzunehmen und diese Daten anschließend per Smartphone oder Laptop an die Disposition zurückzugeben. Analog zur Lohnabrechnung werden auch für die Geräteabrechnung nur wenige Klicks benötigt, um die Informationen in regelmäßigen Zeitabständen an die Abrechnungssoftware Microsoft Dynamics NAV zu übergeben.

Chi Binh Banh, EDV-Leiter der Unternehmensgruppe Frauenrath, abschließend über bau-mobil: „Das Projekt ist ein voller Erfolg. Nicht zuletzt dank der sehr guten Arbeit von Connect2Mobile. Das sind Profis aus der Baubranche.“

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