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Exaktes Timing im Büro und auf der Baustelle mit Tablet-PCs

Faber Bau GmbH aus Alzey: „Mit bau-mobil liegen wir durchgängig im Plan“Alzey, 14.01.2015. Im Bereich Infrastruktur- und Hochbau hat sich das mittelständische Bauunternehmen Faber Bau GmbH, Alzey, im gesamten Bundesland Rheinland-Pfalz einen Namen gemacht. Faber Bau kann diverse erfolgreiche Referenzprojekte in der Instandsetzung von Brücken und Straßen sowie zahlreiche Dienstleistungen entlang der Wertschöpfungskette Bau vorweisen. Das Traditionsunternehmen ist mit Wildruff nahe Dresden, Drebach im Erzgebirge und Trebbin in der Nähe der Hauptstadt sowie mit der Faber Straßen- und Tiefbau GmbH in Schlierschied im Hunsrück an insgesamt fünf Standorten im Bundesgebiet vertreten. Hinzu kommen diverse Schwestergesellschaften, die Aufgaben in Bauplanung und Vermessung sowie Fräsdienstleistungen und grabenfreie Kanalsanierungen übernehmen. Rund 800 Mitarbeiter arbeiten zwischenzeitlich bei Faber Bau. 2012 erzielte das Unternehmen einen Umsatz von annähernd 130 Millionen Euro.

Erschließung des Europaviertels in Frankfurt auf einer Fläche von 680.000 QuadratmeternDurch die Integration des Unternehmens Faber Bau in die Eiffage Bauholding im Jahre 2010 war das Bauunternehmen gefordert, die Lohnabrechnung inklusive allen Details und Zulagen stets zum 3. jedes Monats pünktlich abzugeben. Keine leichte Aufgabe im Baubereich, denn die Berechnung dieser Branchendaten weist diverse Spezifika, wie beispielsweise exakte Wetterdaten, mit auf, die nicht in jedes Abrechnungsprogramm integriert sind. „Wir haben eine intelligente und praktikable Software gesucht, die die Anforderungen unserer Branche allesamt abdeckt“, erklärt IT-Leiter Ökkes Doldur. Neben bau-mobil der Firma Connect2Mobile war ein weiteres Programm parallel im Test, das jedoch aufgrund eines großen Customizing-Aufwands und daher auch viel zu hohen Preises das Rennen nicht gemacht hat. Ökkes Doldur: „bau-mobil wurde speziell für die Aufgaben eines Bauunternehmens konzipiert und überzeugte uns zudem durch ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis. Ein für unsere Belange individuelles Customizing für die Geräteabrechnung, die in unserem Hause stets einmal pro Woche erfolgt, war in diesem Leistungspaket bereits enthalten.“

Mit der klassischen Zeiterfassung auf Tageszetteln war es nahezu unmöglich geworden, die Vorgaben von Eiffage zu erfüllen. Die Menge an Zetteln war schlichtweg zu groß und nicht immer kamen alle Berichte von den Baustellen in der Personalabteilung auch pünktlich an. Nicht zuletzt waren Bautagesberichte oft schwer lesbar, was zu zahlreichen Rückfragen an die Poliere führte. Ergo: Personalabteilung und Poliere auf den Baustellen benötigten zusätzliche Zeitfenster für Telefonate oder E-Mails.

Einfaches Handling

„Dank bau-mobil sind wir deutlich schneller“, berichtet der IT-Leiter. „Mehr als 90 unserer Poliere sind jetzt mit einem modernen Tablet ausgerüstet. Auch Werkstatt und Ingenieurbüro sind via PC an das System angebunden. Vorgegeben ist bei allen eine Abgabe ihrer Bautagesberichte im Wochenrhythmus. Gewöhnlich geben die meisten unserer Mitarbeiter ihre Stunden inklusive Zulagen jedoch täglich über ihre mobilen Endgeräte ab.“

„Überzeugt hat uns zudem, wie schnell wir in der Lage waren, auf das neue IT-System umzustellen“, erinnert sich Doldur. „Nach nur drei Monaten waren rund 90 Prozent unserer Poliere mit dem Handling der neuen Erfassungsgeräte vertraut. Auf das umständliche Schreiben von Bautagesberichten konnten wir somit umgehend verzichten.“

„Nach nur zwei Tagen habe ich die Anwendung der Tablet-Version von bau-mobil verstanden“, fügt Polier Christian Übel hinzu. „Auf den Baustellen schätzen wir die gute Übersicht des Programms und die intuitive Bedienung. Ob Kostenstellen, Personalnummern oder Zulagen: Sämtliche Informationen können wir zügig erfassen.“

Integrierte Lösung: bau-mobil und Pro-Bau/S

Lohn- und Geräteabrechnung erfolgen im Hause Faber Bau über die Software Pro-Bau/S von Husemann & Fritz. Einmal im Monat erfolgt die Übergabe der Personal- und Geräteinformationen von bau-mobil nach Pro-Bau/S, die durch die Abrechner mit nur wenigen Mausklicks angestoßen werden kann.

Fließender Prozess statt Papierbergen

Straßensanierung mit dem InLine-Pave-VerfahrenDie Zeitersparnis in der Lohnabrechnung ist beträchtlich, wie Personalleiter Helmut Schmiedel sowie sein Kollege Martin Quade bestätigen. Das Personalbüro in Alzey verantwortet die Abrechnung mehrerer Firmen und Firmenbereiche der Faber Bau GmbH. „Wenn wir lediglich die Bauunternehmung mit rund 480 Mitarbeitern betrachten, so erhalten wir Stand heute Stunden von insgesamt 56 mobilen Endgeräten, die in der Regel noch am Tag der Arbeitsleistung in unserem Lohnbüro eingehen“, erklärt der Personalleiter. Das sind Daten von zu meldenden Polieren, Werkpolieren, Vorarbeitern und diversen Spezialisten für gezielte Fachaufgaben von verschiedenen Baustellen in einem Umkreis von circa 150 Kilometern. „Vor der Einführung des Programms wurden wir von Papiermassen nahezu überrollt“, ergänzt Schmiedel. Wochenberichte und Tagesberichte mit je zwei bis drei Durchschlägen, beispielsweise für das Bautagebuch, das Lohnbüro oder den Bauleiter, kamen in sehr unregelmäßigen Abständen in Alzey an. Hatten diese das Firmengelände erreicht, so dauerte es meistens weitere ein bis zwei Tage, bis die Zettel auch im Lohnbüro angekommen waren.

Darauf folgte eine oft sehr aufwändige Prüfung: Stimmen alle Personalnummern und Kostenstellen? Sind die Zulagen korrekt? „bau-mobil bringt an entscheidenden Stellen Komfort“, erklärt Quade, der Eingangs- und Plausibilitätsprüfung mit dem IT-System verantwortet. „Das Programm hilft uns dabei, eventuelle Lücken, beispielsweise Krankmeldungen von Mitarbeitern oder eine nicht korrekte Zuordnung der Kostenstellen, wenn Kollegen aus verschiedenen Abteilungen auf einer Baustelle arbeiten, schnell aufzufinden. Viele notwendige Korrekturen nimmt die intelligente Software sogar eigenständig vor.“ Nicht zu vergessen: Die Erfassung erfolgt dank bau-mobil nur noch einmalig auf den Baustellen. Die von den Polieren aufgenommenen und durch die Bauleiter freigegebenen Daten sind im Lohnbüro lediglich zu prüfen und werden einmal pro Monat über die Schnittstelle nach Pro-Bau/S transferiert. „Mit bau-mobil haben wir im Unternehmen einen fließenden Prozess etabliert, der uns mehrere Tage Arbeit einspart“, fasst Schmiedel zusammen.

Geräteabrechnung – „total einfach“

In jedem Monat sind alle relevanten Informationen für die Geräteabrechnung für Abrechnerin Erika Faul am Bildschirm verfügbar. Welche Geräte wurden auf welcher Baustelle eingesetzt? Welcher Mitarbeiter hat die Daten erfasst? „Ich habe alle Inhalte für meine Arbeit im Blick“, freut sich Erika Faul. „Und ich weiß, wen ich ansprechen muss, wenn es Fragen – etwa zu den Kostenstellen – zu klären gibt. In der Vergangenheit dauerte es oft sehr lange, bis mich die Baustellendaten via Postweg oder persönliche Übergabe erreicht haben“, erinnert sie sich. „Oft landeten sie im falschen Gebäude, sodass wir die Zettel zunächst suchen mussten“, führt sie weiter aus. „Dank bau-mobil ist jetzt alles total einfach“, fasst die Verantwortliche für die Geräteabrechnung zusammen.“

Aufgrund der durchgängig positiven Erfahrungen mit dem Programm soll im Unternehmen ab 2015 auch die Einsatzplanung mit bau-mobil eingeführt werden. Erste Versuche damit haben Disposition und Erfasser auf den Baustellen bereits durchgeführt.

Integriertes IT-System für Planung, Kommunikation und Zeiterfassung

Traditionsunternehmen mit bestem technischem Know-how

G. Mesken, GmbH & Co. KG, BocholtBocholt, 25.11.2014. Langjährige Tradition und umfassende Branchenerfahrung, hohe Flexibilität sowie qualitativ beste Lösungen: Auf Basis dieser Attribute ist es dem Bocholter Bauunternehmen Mesken GmbH & Co. Hoch-, Tief- und Straßenbau KG gelungen, ein starkes Vertrauensverhältnis mit Kunden im Ruhrgebiet sowie in der gesamten Region Münsterland aufzubauen. Das in der Zwanziger Jahren von Maurermeister Gerhard Mesken gegründete Unternehmen fokussierte sich zunächst auf den Hochbau. Seit dem Jahr 1955 erweiterte das Bauunternehmen sein Leistungsportfolio um den Infrastrukturbau mit der Gründung einer eigenen Tief- und Straßenbauabteilung. Der heute vom Gründerenkel Gerd-Walter Mesken und Michael Schmeinck angeführte Bauausführer im Regierungsbezirk Münster beschäftigt zwischenzeitlich mehr als 50 Facharbeiter, die sich durch eine hohe technische Kompetenz auszeichnen. Die Leistungsschwerpunkte bei Mesken liegen im offenen Kanalbau, im Betonpflastersteinbau in Siedlungsstraßen sowie im Großpflasterneubau auf Betriebshöfen.

Bauvorhaben Außenanlagen Edeka-Markt, MeerbuschAußenanlagen Edeka-Markt, MeerbuschDas Ziel vor Augen, die Zeiterfassung für die Mitarbeiter auf den Baustellen zu vereinfachen, hat das Unternehmen verschiedene IT-Systeme unter die Lupe genommen. Die Entscheidung fiel für das bauspezifische Programm bau-mobil der Connect2Mobile GmbH aus dem benachbarten Stadtlohn. Der Grund: Das besonders einfache Handling der Smartphone-App, die sogar von denjenigen Vorarbeitern verstanden wurde, die zuvor noch nie ein modernes mobiles Endgerät in der Hand hatten. Und das nach nur einem halben Schulungstag.

 

System für viele Aufgaben

Mit der neuen Software für Büro und Baustelle hat das mittelständische Bauunternehmen aus dem Münsterland jedoch viel mehr gewonnen, als lediglich mehr Praktikabilität in der Zeiterfassung. „Wir arbeiten nun mit einem durchgängig integrierten IT-System, das die Einsatzplanung der Kolonnen für die verschiedenen Baustellen, die Kommunikation mit unseren Vorarbeitern sowie die tagtägliche Stundenerfassung und Prüfung von Mitarbeiter- und Maschinendaten vereint und zudem noch an unsere Lohn- und Finanzbuchhaltung direkt angebunden ist“, weiß Stefan Graffe, kaufmännischer Leiter bei Mesken.

Durchgängiger Informationstransfer

Genauso wie das Handling der Smartphone-App ist auch die Erstellung der Planung schnell und relativ einfach zu erlernen, da logisch aufgebaut. Diese erfolgt bei Mesken im wöchentlichen Rhythmus. Die hierfür erforderlichen Stammdaten fließen direkt aus den Programmen für Kostenmanagement in die „bau-mobil-Software“ Mesken setzt ein umfassendes Lösungsportfolio des Bausoftware-Herstellers BRZ ein, das Anlagen- und Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung,  Kalkulation, Lohnbuchhaltung sowie Mengenermittlung umfasst. „Bei der Entwicklung der Datenschnittstelle hat Connect2Mobile hervorragende Arbeit geleistet“, erklärt Graffe. „Das Fundament für einen durchgängigen Informationstransfer innerhalb unserer IT-Landschaft war somit schnell geschaffen.“

Insgesamt zwölf Smartphones sind auf den Baustellen im Einsatz. Dabei ist jede Kolonne mit einem mobilen Endgerät ausgestattet. Die Wochenplanung auf den Smartphones kann von den Vorarbeitern zu jeder Zeit mit nur wenigen Eingabeschritten angepasst werden. Die Ist-Daten sind somit stets auf dem aktuellen Stand.


Dietmar Gross-Hard Vorarbeiter bei Mesken
Nach nur einem halben Schulungstag waren wir mit dem Handling von bau-mobil vertraut und konnten fortan auf die bisher üblichen Stundenzettel auf den Baustellen verzichten. bau-mobil ist denkbar einfach in der Anwendung und für Mitarbeiter aus jeder Generation verständlich – es erklärt sich quasi von selbst. Ein unschätzbarer Vorteil: Im Schadensfall können wir, direkt von der Baustelle aus, mit Hilfe der intelligenten Fotodokumentation reagieren und Fotos und Kommentare ohne Zeitverlust direkt ins Büro leiten. Die von vielen Auftraggebern verlangten Bautagesberichte können abends im Büro ausgedruckt werden und stehen am nächsten Tag auf der Baustelle zur Verfügung. Planungsdaten für die darauffolgenden Tage – für Mitarbeiter, Geräte und Fahrzeuge – können, genauso wie Stundeninformation und Zulagen aller Mitarbeiter, zu jeder Zeit eingesehen werden.

Dietmar Gross-Hardt, Vorarbeiter bei Mesken GmbH & Co. Hoch-, Tief- und Straßenbau KG

 

 

 

 


Umplanen leicht gemacht

„Die Planung ist intelligent und wurde so konzipiert, dass Dopplungen grundsätzlich ausgeschlossen werden“, berichtet Graffe. „Welche Mitarbeiter ein Team bilden, welche Aufgaben zu erledigen sind und welche Maschinen und Fahrzeuge genutzt werden, können unsere Dispositionsmitarbeiter mit nur wenigen Mausklicks zuteilen. Es ist jederzeit möglich, mit Hilfe des Planungsmoduls festzustellen, auf welcher Baustelle sich Mitarbeiter und Maschine befinden.  Und ist eine schnelle Umplanung, beispielsweise aufgrund von Urlaub eines Mitarbeiters oder eines Gerätedefekts erforderlich, so ist diese in kürzester Zeit erfolgt“, ergänzt der kaufmännische Leiter.

Effiziente Datenprüfung ohne Risiko

Seit rund sieben Monaten ist bau-mobil bei Mesken im Einsatz. Von Beginn an konnte das Unternehmen auf die üblichen Tageszettel verzichten. Über das Programm erfolgt stets eine Prüfung der Tagesdaten für Mitarbeiter sowie eingesetzte Maschinen und Geräte. Die direkte Anbindung der Software an die BRZ-Programme für Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie Kosten-/Leistungsrechnung, die jeweils zum Monatsende erfolgt, spart dem Unternehmen enorm viel Zeit, denn dadurch entfällt das manuelle Buchen der Mitarbeiter- und Gerätedaten. Gleichzeitig lassen sich auf diese Weise Fehler vermeiden, die beim händischen Buchen vorkommen können. Auch Zulagen werden vom System stets vollautomatisch dazu gebucht.

Neu bei Mesken: Bautagesberichte und Urlaubsplanung

Während bau-mobil in der Planung die zuvor eingesetzte Tabellenkalkulation durchgängig ersetzt hat, sollen in einem weiteren Schritt auch die Bautagesberichte künftig ausschließlich mit Hilfe der Smartphone-Apps realisiert werden. Bereits jetzt werden mit den gesendeten Daten direkt aus der Software von Connect2Mobile  PDF-Dokumente, wie z.B. Bautagesberichte, erstellt und den Kunden zur Verfügung gestellt. „Unsere Kunden führen wir Schritt für Schritt an das neue Medium heran“, so der kaufmännische Leiter.

Ebenfalls in der Einführungsphase befindet sich eine intelligente Urlaubsplanung mit Connect2Mobile. Mit Hilfe dieses neuen Features ist es möglich, Urlaubsdaten der Mitarbeiter mit deren Aufgabengebieten zu verknüpfen. Das Unternehmen hat somit stets im Blick, wann Mitarbeiter mit gleichen Tätigkeitsfeldern Urlaub geplant haben. Ein weiterer Schritt, der die Einsatzplanung bei Mesken transparenter und damit zuverlässiger macht.

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