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Vereinfachte Arbeitsprozesse dank durchgängig integrierter IT-Lösung

St. Ingbert, 28.06.2016. Die Hubert Niederländer GmbH zieht ein positives Resümée nach Einführung der Software bau-mobil für Büro und Baustelle. Im Unternehmen und gleichsam in der Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern zeigten sich viele Vorteile auf, die auf allen Seiten für Zeitersparnis und erhöhte Zufriedenheit sorgen. Poliere des Unternehmens würden die App von bau-mobil zu jeder Zeit weiterempfehlen.

Die 1993 gegründete, im saarländischen St. Ingbert ansässige Hubert Niederländer GmbH offeriert ein breites Spektrum an Bauleistungen im Bereich der Energiewirtschaft. Im Auftrag von Energieversorgungsunternehmen, Kommunen, Städten sowie Bauunternehmen ist das Fachunternehmen für den Rohrleitungsbau sowohl im gesamten Bundesgebiet als auch in benachbarten europäischen Staaten tätig. Ob Gas, Wasser/Abwasser, Fernwärme, Geothermie, Anlagenbau oder Heizungsbau: Das Portfolio im Bereich Energieversorgung ist umfassend und beinhaltet planerische Leistungen sowie Neubau- und Bestandsmaßnahmen. Das Unternehmen setzt dabei das Hauptaugenmerk auf Qualität und Nachhaltigkeit bei einer hohen Wertschöpfung für den Kunden. Zahlreiche Zertifizierungen des Unternehmens sowie ein hohes Fachwissen der Belegschaft unterstreichen den Qualitätsanspruch der Hubert Niederländer GmbH, die bis heute an sieben Standorten in der Bundesrepublik mit eigenen Niederlassungen vertreten ist.

Zukunftsweisend: Digitale Bauprozesse

Mit der Software bau-mobil von Connect2Mobile hat das Unternehmen nach eigenen Angaben das passende IT-System gefunden, das Aufgaben in Baustelle und Büro intelligent miteinander verbindet, Prozesse verschiedener Abteilungen vernetzt und somit die Hubert Niederländer GmbH optimal bei einer zukunftsfähigen Arbeitsweise unterstützt. Moritz Niederländer, Leiter Personal und Disposition war es ein Anliegen gewesen, das Bautagebuch sowie die Zeiterfassung der Mitarbeiter auf den Baustellen zu digitalisieren und auf diese Weise die oft relativ aufwändige „Zettelwirtschaft“ im Unternehmen abzuschaffen. Nach einer Analyse von Systemen verschiedener Hersteller auf dem Markt fiel die Entscheidung relativ schnell für bau-mobil. Denn, wie Niederländer betont, ist die Software von Connect2Mobile für die mobile Erfassung von Stunden- und Gerätedaten sowie Disposition die einzige auf dem Markt, die den Herausforderungen der Baubranche gewachsen ist. „Bei bau-mobil haben wir sofort erkannt, dass ein Unternehmen hinter dem Programm steht, das die Branche sehr gut kennt und versteht“, berichtet er. „bau-mobil lässt sich sehr gut mit den in unserem Hause für Lohnabrechnung und Kalkulation eingesetzten Programme von Datev und RIB Software integrieren“, fügt er hinzu.

Baustellen-Management mit Smartphone und Tablet

Zu Beginn des Jahres 2015 begann das Bauunternehmen im Saarland mit der Einführung des Softwareprogramms. bau-mobil ist auf insgesamt 16 Arbeitsplätzen im Büro als PC-Software implementiert. Zwölf Bauleiter arbeiten mit dem System plus vier Kolleginnen und Kollegen aus Disposition und Lohnbuchhaltung. Doch damit nicht genug: Insgesamt 30 mobile Geräte mit der bau-mobil-App, die aktiv auf den Baustellen zum Einsatz kommen, komplettieren die neue, moderne IT-Infrastruktur bei der Hubert Niederländer GmbH. Sie unterstützen die Poliere bei ihren täglichen Aufgaben innerhalb der insgesamt 80 Kolonnen des Bauunternehmens. Die Apps werden wahlweise auf Smartphones, Tablet-PCs oder auch Notebooks installiert. „Die Poliere können wählen, welches mobile Gerät sie bevorzugen“, erklärt Moritz Niederländer.

Nach rund neun bis zehn Monaten Einführungsphase mit dem neuen Programm waren sämtliche Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen mit bau-mobil vertraut. Zunächst erfolgte der Einsatz der Software parallel zur händischen Aufnahme von Wochenberichten und dem Einpflegen der Informationen in Tabellenkalkulationssysteme. Während Disposition und Lohnbuchhaltung sehr schnell in das neue Programm eingearbeitet waren, erfolgte bei den Polieren, die fortan mit der App arbeiten sollten, zunächst eine intensive Schulung. Im ersten Schritt wurden diejenigen Mitarbeiter mit dem Programm vertraut gemacht, die als eher IT-affin galten. Moritz Niederländer: „Für unsere jüngeren Poliere stellte die App keine Herausforderung dar, da sie ohnehin tagtäglich ein Smartphone zur Hand haben. Acht bis zehn von ihnen haben das Programm zunächst kennen gelernt und fungierten darauf als Trainer und Multiplikatoren für ihre älteren Kollegen. Das hat sehr gut funktioniert.“

Durchgängige Baustellendokumentation erhöht Kundenzufriedenzeit

Bauleiter und Polier Sascha Rödel war einer der ersten im Unternehmen, der bau-mobil auf seinem Tablet draußen einsetzte und ist vom Programm begeistert. „Ich kann es jedem nur empfehlen, da das Handling sehr einfach ist und wir sehr schnell Zugriff auf alle für uns relevante Daten haben“, berichtet er. Zuerst begannen die Poliere mit der Stundenerfassung via App, in Schritt 2 erfolgte die Erstellung der Bautagesberichte mit bau-mobil. Aktuell sind bei der Hubert Niederländer GmbH die LV-Erstellung (Erstellung von Leistungsverzeichnissen) und das Aufmaß direkt auf den Baustellen mittels bau-mobil-App in Vorbereitung. Auch hier sollen Rödel und seine jüngeren Kollegen wieder starten und weitere Bauleiter anschließend peux a peux an die neuen, digitalen Arbeitsprozesse heranführen. Auch wenn es zu Beginn Skepsis gab, haben sich alle Poliere gut in das Programm eingearbeitet und schätzen die Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Informationen mit der durchgängigen IT-Lösung. „Die Resonanz unserer Kunden auf die digitalen Bautagesberichte ist durchweg positiv. Sie schätzen die Nachvollziehbarkeit der Informationen dank der Fotodokumentation im Besonderen“, ergänzt Rödel. Als elementar erachtet der Bauleiter und Polier allerdings die Pflege der Daten, die bei vielen Kolonnen für den einen oder anderen Kollegen auch mal aufwändiger sein kann. Alles in allem überwiegen für ihn die Vorteile, weshalb er gerne eine Empfehlung für bau-mobil ausspricht.

Lohnbuchhaltung und Disposition mit 40% Zeitersparnis

In der Lohnbuchhaltung und Rechnungsprüfung verzeichnen die beiden Mitarbeiterinnen seit der Einführung von bau-mobil eine Zeitersparnis von bis zu 40 %. Dieser enorme Zeitgewinn resultiert nach Angaben von Sabrina Becker vor allem aus den künftig nicht mehr erforderlichen, händischen Dateneingaben sowie dem Wegfall der Wartezeiten auf Unterschriften durch die Bauleiter: „Ob Stundenzettel der Mitarbeiter oder Rechnungen unserer Subunternehmer – sämtliche Dokumente waren in der Vergangenheit stets durch unsere Bauleiter von Hand zu unterzeichnen“, erklärt die Mitarbeiterin. „Da die Kollegen oft auf Baustellen zu tun haben, die nicht unbedingt in der Nähe sind, hieß es warten. Jetzt bekommen wir diese Freigaben der Bauleitung dank bau-mobil digital am PC; wir können direkt mit dem nächsten Arbeitsschritt fortfahren. Das freut nicht zuletzt auch unsere Partnerunternehmen, deren Rechnungen wir somit auch früher bezahlen können.“ Weiter schätzen Sabrina Becker und Kollegin die Möglichkeit, die Stunden von bau-mobil per Schnittstelle direkt in das im Unternehmen eingesetzte Datev-Programm zu übertragen. Übertragungsfehler bei manueller Stundeneingabe, die zu Verzögerungen innerhalb des Prozesses führen konnten, gehören nun der Vergangenheit an.

Eine Zeitersparnis von rund 40 % vermeldet auch Kollegin Eva Hoffmann aus dem Bereich Planung/Disposition: „Vor allem die Suchfunktion von bau-mobil macht es mir täglich leicht, mir einen Überblick über verfügbare Fahrzeuge, Geräte und Mitarbeiter zu verschaffen. Per Klick weiß ich sehr schnell, wer sich wo befindet und welche Kolonnen aktuell zur Verfügung stehen“, berichtet die Disponentin.

Dashboard: Prägnante Infos auf einen Blick

Eine zusätzliche Erleichterung für alle Bereiche bietet das Dashboard von bau-mobil: Zu Beginn jedes Arbeitstages erfolgt zunächst der Blick auf das Dashboard. Durch die prägnanten Infos auf einen Blick ist allen im Team sofort klar, was ansteht und wer genau was zu erledigen hat. Die Buchhaltung kann erkennen, welche Mitarbeiterstunden fehlen und damit an welcher Stelle ein Nachfassen erforderlich ist. Die Disposition ist immer up to date über die derzeitigen Top-5-Baustellen des Unternehmens, alle freien Mitarbeiter, Maschinen und Geräte.

Vernetzung sorgt für mehr Effizienz

Niederländer abschließend: „bau-mobil hat die Arbeitsabläufe durch die verstärkte Integration von Aufgaben in allen Bereichen vereinfacht. Die digitale Zeiterfassung sorgt für mehr Effizienz in der Lohnabrechnung. Bautagesberichte, die Erfassung von Gerätedaten und auch die Disposition zeichnen sich durch schlankere Prozesse aus, und alle Aufgaben sind fortan innerhalb nur eines Systems direkt miteinander vernetzt. Wir gewinnen durch die Software mehr Zeit in sämtlichen Tätigkeitsbereichen und haben damit unsere Wertschöpfung erhöht. Ganz klar, bau-mobil meistert die täglichen Herausforderungen am Bau.“

Smartphone und Tablet optimieren Kommunikation am Bau

Um wirtschaftlich zu arbeiten, sind Unternehmen im Baugewerbe heute zunehmend gefordert, eine deutlich größere Anzahl an Projekten in kürzeren Zeitfenstern abzuwickeln, als das in der Vergangenheit der Fall war. Die IT-Branche offeriert hierzu eine Vielzahl von Tools und Programmen, die eine aktive Unterstützung dabei bietet, den damit deutlich höheren Aufwand in der Verwaltung aber auch der Baustelle zu optimieren. Doch um in diesen Bereichen an den entscheidenden Stellen effektiv Zeit einzusparen, bedarf es einer Lösung, die auf die Bedürfnisse und Aufgabenstellungen der Baubranche zugeschnitten ist.

bau mobil App Vorarbeiter mit Smartphone: Das System wurde so konzipiert, dass Vorarbeiter, die nur wenige oder bislang gar keine Vorkenntnisse mit IT-Systemen mitbringen, nach kurzer Einarbeitungszeit damit starten können.

Ein entscheidender Faktor im Baugewerbe ist Durchgängigkeit. Das bedeutet, die Mitarbeiter in den Büros und die Kolleginnen und Kollegen draußen auf den Baustellen müssen in der Lage sein, über ein zentrales System miteinander zu kommunizieren. Ob Zeiterfassung, Erstellung eines Bautagebuchs inklusive Wetterdaten, Gerätemeldung oder Maschinenberichte: Die Informationen sind zahlreich und umfassend. Und die Zeitfenster der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung sind gewöhnlich sehr eingeschränkt. Eine zeitnahe Überwachung können sie bei einer klassischen Arbeitsweise kaum gewährleisten.

Bauspezifische Lösung

Bereits 2004 hat ein Team von Experten eine IT-Lösung speziell für eine integrierte und effiziente Kommunikation am Bau realisiert. Ihr Vorteil: Sie kennen die Herausforderungen im Baustellenalltag und im Büro sehr genau, da sie selbst für viele Jahre in der Branche tätig waren. Das System bau-mobil von Connect2Mobile aus Stadtlohn im Münsterland bietet dabei nicht nur die Möglichkeiten der Verzahnung und Optimierung unterschiedlichster Aufgabenbereiche im Büro und auf den Baustellen: Das System wurde so konzipiert, dass Vorarbeiter, die nur wenige oder bislang gar keine Vorkenntnisse mit IT-Systemen mitbringen, nach einer kurzen Einarbeitungszeit damit starten können. Mit Erfolg. Schon heute ist das System für mehr als 3.500 Vorarbeiter fester Bestandteil ihrer täglichen Arbeit.

Erfassung von Baustellendaten per Smartphone

bau-mobil setzt sich aus einer Datenbank-Lösung zur Baustellenplanung sowie mobilen Applikationen für Smartphone und Tablet zusammen. In sechs Schritten gelangt somit der Bauunternehmer und seine Mitarbeiter von der Einsatzplanung bis zur fertigen Lohnabrechnung. Mit ihren mobilen Endgeräten erfassen Vorarbeiter alle für die Lohnabrechnung relevanten Informationen direkt von den Baustellen. Zusätzlich zur Zeiterfassung, Maschinen und Geräteberichten sind sie mit bau-mobil in der Lage, Leistungen zu erfassen und Baufortschritte fotografisch zu dokumentieren. Die Tagesplanung erhalten sie jeden Morgen vor Arbeitsbeginn auf Smartphone oder Tablet-PC. Ihre Aufgabe in der Dokumentation reduziert sich fortan auf wenige Schritte, beispielsweise Änderungen in der Zeiterfassung.

Planung per Knopfdruck

Ebenso reduziert ist der Arbeitsaufwand in der Disposition: Im Vergleich zu handelsüblichen Tabellenkalkulationssystemen offeriert die Software verschiedene Auswertungsmöglichkeiten mit nur wenigen Mausklicks für die gesamte Personal- und Maschinendisposition. Werden verschiedene Auswertungen, beispielsweise nach Tagen oder Wochen, vom Management gefordert, so sind diese umgehend erstellt. Die größte Zeitersparnis erfährt der Disponent vor allem durch die direkte Übermittlung der Tagesplanung auf die Smartphones der Vorarbeiter. Jeder Vorarbeiter weiß sofort über seinen Einsatzort, die entsprechenden Maschinen und Geräte sowie Kolleginnen und Kollegen Bescheid, die ihn bei seiner Aufgabe unterstützen sollen. Umfangreiches Nachfassen per Telefon bei Disponent, Vorarbeiter und Bauleitung gehört damit der Vergangenheit an. Und das Controlling, die Bauleitung sowie die Unternehmensführung werden bei Ihren Aufgaben aktiv unterstützt; baustellen-relevante Daten liegen tagesaktuell vor!

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Personal- und Maschinendisposition: Zentral im Büro mit der grafischen Wochenübersicht schnell und einfach Personal, Maschinen und Fahrzeuge über „drag and drop“ den Bauprojekten zuordnen. 

Automatisierte Prozesse statt zeitaufwändiges Buchen

Durch die direkte mobile Erfassung auf den Baustellen sind somit alle Daten und erforderlichen Berichte noch am selben Tag wieder im Büro und stehen der Lohnbuchhaltung, Geräteabrechnung, Bauleitung und dem Controlling damit sofort zur Verfügung. bau-mobil wurde so konzipiert, dass auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesem Bereich eine Vielzahl aufwändiger Arbeitsschritte einsparen können. So sind die Daten vorkontiert und gebucht. Eine Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung erfolgt automatisch. Auch die Spesenabrechnung muss fortan nicht mehr manuell erfolgen. Sie wird vom System vollautomatisch errechnet. Einzig eine Sichtprüfung führt die Mannschaft der jeweiligen Abteilung noch durch. Danach kann sofort eine Kosten- und Lohnabrechnung erfolgen. Zeitaufwändiges buchen war gestern.

Khaled Darwisch, Gründungsmitglied und Geschäftsführer des seit 2004 etablierten Unternehmens aus Stadtlohn, erklärt: „Unser Anliegen war es, mit bau-mobil eine besonders praxistaugliche Systemlösung für den Bau zu konzipieren, mit der Bauunternehmen sowohl auf den Baustellen als auch in der Verwaltung aktiv Zeit sparen. Disponenten, Buchhaltung und insbesondere die Vorarbeiter binden wir mit unserer Lösung in den integrierten Kommunikationsprozess ein. Mit einer Technologie, die an die Anforderungen der Branche angepasst ist.“

Produktiver Start in nur wenigen Tagen

Entscheidet sich ein Bauunternehmen für die Lösungen von bau-mobil, so erfolgt kurzfristig die Übernahmen der Stammdaten der individuellen Personal-, Geräte- und Baustelleninformationen. Mit speziellen Einführungsschulungen bereiten die IT-Profis aus dem Münsterland in einem zweiten Schritt die Mitarbeiter – von der Disposition bis zum Vorarbeiter – auf die Arbeit mit den Programmen und Smartphone-Apps vor. Nach nur wenigen Tagen können Bauunternehmen produktiv starten. So verspricht es der Hersteller. bau-mobil bietet Import- und Exportschnittstellen zu den am Markt etablierten Softwareprogrammen für die Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie Kalkulation und Kostenmanagement. Zugehörige Apps für die Baustelle haben die Softwareingenieure für das Google-Betriebssystem Android und Windows entwickelt. Sie können auf modernen mobilen Geräten für den Einsatz in rauer Umgebung betrieben werden.

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