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Exaktes Timing im Büro und auf der Baustelle mit Tablet-PCs

Faber Bau GmbH aus Alzey: „Mit bau-mobil liegen wir durchgängig im Plan“Alzey, 14.01.2015. Im Bereich Infrastruktur- und Hochbau hat sich das mittelständische Bauunternehmen Faber Bau GmbH, Alzey, im gesamten Bundesland Rheinland-Pfalz einen Namen gemacht. Faber Bau kann diverse erfolgreiche Referenzprojekte in der Instandsetzung von Brücken und Straßen sowie zahlreiche Dienstleistungen entlang der Wertschöpfungskette Bau vorweisen. Das Traditionsunternehmen ist mit Wildruff nahe Dresden, Drebach im Erzgebirge und Trebbin in der Nähe der Hauptstadt sowie mit der Faber Straßen- und Tiefbau GmbH in Schlierschied im Hunsrück an insgesamt fünf Standorten im Bundesgebiet vertreten. Hinzu kommen diverse Schwestergesellschaften, die Aufgaben in Bauplanung und Vermessung sowie Fräsdienstleistungen und grabenfreie Kanalsanierungen übernehmen. Rund 800 Mitarbeiter arbeiten zwischenzeitlich bei Faber Bau. 2012 erzielte das Unternehmen einen Umsatz von annähernd 130 Millionen Euro.

Erschließung des Europaviertels in Frankfurt auf einer Fläche von 680.000 QuadratmeternDurch die Integration des Unternehmens Faber Bau in die Eiffage Bauholding im Jahre 2010 war das Bauunternehmen gefordert, die Lohnabrechnung inklusive allen Details und Zulagen stets zum 3. jedes Monats pünktlich abzugeben. Keine leichte Aufgabe im Baubereich, denn die Berechnung dieser Branchendaten weist diverse Spezifika, wie beispielsweise exakte Wetterdaten, mit auf, die nicht in jedes Abrechnungsprogramm integriert sind. „Wir haben eine intelligente und praktikable Software gesucht, die die Anforderungen unserer Branche allesamt abdeckt“, erklärt IT-Leiter Ökkes Doldur. Neben bau-mobil der Firma Connect2Mobile war ein weiteres Programm parallel im Test, das jedoch aufgrund eines großen Customizing-Aufwands und daher auch viel zu hohen Preises das Rennen nicht gemacht hat. Ökkes Doldur: „bau-mobil wurde speziell für die Aufgaben eines Bauunternehmens konzipiert und überzeugte uns zudem durch ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis. Ein für unsere Belange individuelles Customizing für die Geräteabrechnung, die in unserem Hause stets einmal pro Woche erfolgt, war in diesem Leistungspaket bereits enthalten.“

Mit der klassischen Zeiterfassung auf Tageszetteln war es nahezu unmöglich geworden, die Vorgaben von Eiffage zu erfüllen. Die Menge an Zetteln war schlichtweg zu groß und nicht immer kamen alle Berichte von den Baustellen in der Personalabteilung auch pünktlich an. Nicht zuletzt waren Bautagesberichte oft schwer lesbar, was zu zahlreichen Rückfragen an die Poliere führte. Ergo: Personalabteilung und Poliere auf den Baustellen benötigten zusätzliche Zeitfenster für Telefonate oder E-Mails.

Einfaches Handling

„Dank bau-mobil sind wir deutlich schneller“, berichtet der IT-Leiter. „Mehr als 90 unserer Poliere sind jetzt mit einem modernen Tablet ausgerüstet. Auch Werkstatt und Ingenieurbüro sind via PC an das System angebunden. Vorgegeben ist bei allen eine Abgabe ihrer Bautagesberichte im Wochenrhythmus. Gewöhnlich geben die meisten unserer Mitarbeiter ihre Stunden inklusive Zulagen jedoch täglich über ihre mobilen Endgeräte ab.“

„Überzeugt hat uns zudem, wie schnell wir in der Lage waren, auf das neue IT-System umzustellen“, erinnert sich Doldur. „Nach nur drei Monaten waren rund 90 Prozent unserer Poliere mit dem Handling der neuen Erfassungsgeräte vertraut. Auf das umständliche Schreiben von Bautagesberichten konnten wir somit umgehend verzichten.“

„Nach nur zwei Tagen habe ich die Anwendung der Tablet-Version von bau-mobil verstanden“, fügt Polier Christian Übel hinzu. „Auf den Baustellen schätzen wir die gute Übersicht des Programms und die intuitive Bedienung. Ob Kostenstellen, Personalnummern oder Zulagen: Sämtliche Informationen können wir zügig erfassen.“

Integrierte Lösung: bau-mobil und Pro-Bau/S

Lohn- und Geräteabrechnung erfolgen im Hause Faber Bau über die Software Pro-Bau/S von Husemann & Fritz. Einmal im Monat erfolgt die Übergabe der Personal- und Geräteinformationen von bau-mobil nach Pro-Bau/S, die durch die Abrechner mit nur wenigen Mausklicks angestoßen werden kann.

Fließender Prozess statt Papierbergen

Straßensanierung mit dem InLine-Pave-VerfahrenDie Zeitersparnis in der Lohnabrechnung ist beträchtlich, wie Personalleiter Helmut Schmiedel sowie sein Kollege Martin Quade bestätigen. Das Personalbüro in Alzey verantwortet die Abrechnung mehrerer Firmen und Firmenbereiche der Faber Bau GmbH. „Wenn wir lediglich die Bauunternehmung mit rund 480 Mitarbeitern betrachten, so erhalten wir Stand heute Stunden von insgesamt 56 mobilen Endgeräten, die in der Regel noch am Tag der Arbeitsleistung in unserem Lohnbüro eingehen“, erklärt der Personalleiter. Das sind Daten von zu meldenden Polieren, Werkpolieren, Vorarbeitern und diversen Spezialisten für gezielte Fachaufgaben von verschiedenen Baustellen in einem Umkreis von circa 150 Kilometern. „Vor der Einführung des Programms wurden wir von Papiermassen nahezu überrollt“, ergänzt Schmiedel. Wochenberichte und Tagesberichte mit je zwei bis drei Durchschlägen, beispielsweise für das Bautagebuch, das Lohnbüro oder den Bauleiter, kamen in sehr unregelmäßigen Abständen in Alzey an. Hatten diese das Firmengelände erreicht, so dauerte es meistens weitere ein bis zwei Tage, bis die Zettel auch im Lohnbüro angekommen waren.

Darauf folgte eine oft sehr aufwändige Prüfung: Stimmen alle Personalnummern und Kostenstellen? Sind die Zulagen korrekt? „bau-mobil bringt an entscheidenden Stellen Komfort“, erklärt Quade, der Eingangs- und Plausibilitätsprüfung mit dem IT-System verantwortet. „Das Programm hilft uns dabei, eventuelle Lücken, beispielsweise Krankmeldungen von Mitarbeitern oder eine nicht korrekte Zuordnung der Kostenstellen, wenn Kollegen aus verschiedenen Abteilungen auf einer Baustelle arbeiten, schnell aufzufinden. Viele notwendige Korrekturen nimmt die intelligente Software sogar eigenständig vor.“ Nicht zu vergessen: Die Erfassung erfolgt dank bau-mobil nur noch einmalig auf den Baustellen. Die von den Polieren aufgenommenen und durch die Bauleiter freigegebenen Daten sind im Lohnbüro lediglich zu prüfen und werden einmal pro Monat über die Schnittstelle nach Pro-Bau/S transferiert. „Mit bau-mobil haben wir im Unternehmen einen fließenden Prozess etabliert, der uns mehrere Tage Arbeit einspart“, fasst Schmiedel zusammen.

Geräteabrechnung – „total einfach“

In jedem Monat sind alle relevanten Informationen für die Geräteabrechnung für Abrechnerin Erika Faul am Bildschirm verfügbar. Welche Geräte wurden auf welcher Baustelle eingesetzt? Welcher Mitarbeiter hat die Daten erfasst? „Ich habe alle Inhalte für meine Arbeit im Blick“, freut sich Erika Faul. „Und ich weiß, wen ich ansprechen muss, wenn es Fragen – etwa zu den Kostenstellen – zu klären gibt. In der Vergangenheit dauerte es oft sehr lange, bis mich die Baustellendaten via Postweg oder persönliche Übergabe erreicht haben“, erinnert sie sich. „Oft landeten sie im falschen Gebäude, sodass wir die Zettel zunächst suchen mussten“, führt sie weiter aus. „Dank bau-mobil ist jetzt alles total einfach“, fasst die Verantwortliche für die Geräteabrechnung zusammen.“

Aufgrund der durchgängig positiven Erfahrungen mit dem Programm soll im Unternehmen ab 2015 auch die Einsatzplanung mit bau-mobil eingeführt werden. Erste Versuche damit haben Disposition und Erfasser auf den Baustellen bereits durchgeführt.

Intelligentes Baumanagement mit mobilen Lösungen

A. Frauenrath GmbH aus HeinsbergHeinsberg, 25.11.2014. Vom Verkehrswegebau und Kanalbau über Projektentwicklung, Hochbau, Schlüsselfertigbau bis hin zu Facility Management, Landschaftsbau, Recycling und Immobiliensicherung: Das Angebot der mittelständischen Unternehmensgruppe Frauenrath im Bau- sowie Dienstleistungssektor ist umfassend. Das in der fünften Generation familiengeführte Unternehmen engagiert sich nunmehr seit 140 Jahren im Baubereich. Dabei ist der Komplettanbieter mit Standorten in Heinsberg, Nordrhein-Westfalen sowie Bretnig, Sachsen in der Lage, die gesamte Wertschöpfungskette des Bauens vollkommen durchgängig abzudecken. Beginnend bei der Projektidee geht das Angebot des Traditionsunternehmens über die Realisation und Übergabe hinaus und offeriert darüber hinaus Lösungen für Wartung, Pflege sowie Management von Immobilien. In allen Aufgabenfeldern engagieren sich rund 430 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihrem spezifischen Fach-Know-how. Effektive Innovationen und ein effizienter Einsatz der Technologien zeichnet die Unternehmensgruppe aus. Die digitale Bauakte, elektronisch gesteuerte Prozesse und der unternehmensweite Einsatz von mobilen Endgeräten sind nur einige Beispiele dafür.

Landschaftsbau - Projekt Außenanlagen Basildionplatz in HeiligenhausIm Bereich Bauunternehmen sowie auch im Landschaftsbau setzt das Unternehmen mit einer modernen Bausoftware-Lösung auf eine digitale Planung, Geräte- und Zeiterfassung. Seit Sommer des Jahres 2013 ist das Programm bau-mobil der Connect2Mobile GmbH & Co. KG bei der Frauenrath Bauunternehmung im Einsatz. Die Firma Landschaftsbau folgte ein Jahr später mit der durchgängigen Software, die Büro und Baustelle im Unternehmen miteinander vernetzt. In beiden Unternehmen wurde nach einer nur kurzen Einführungsphase sehr schnell von einer konventionellen Arbeitsweise auf bau-mobil umgestellt.

Optimaler Ressourceneinsatz auf den Baustellen

Die insgesamt 19 Poliere im Bauunternehmen sowie zehn im Landschaftsbau erhalten Informationen über eingesetzte Groß- und Kleingeräte sowie die Personallisten direkt auf ihrem Smartphone oder Laptop. Die Bauunternehmung plant im zwei-Wochen-Rhythmus, wie die Maschinen optimal auf den verschiedenen Baustellen eingesetzt werden sollen. Im Landschaftsbau gibt es in jeder Woche eine Detailplanung für den Maschinen- sowie auch den Personaleinsatz plus eine grobe Vorplanung über einen längeren Zeitraum. „Die Planung mit bau-mobil ermöglicht es uns, unsere Ressourcen stets optimal auszuschöpfen“, erklärt Kai Bongwald, der die Einsatzplanung im Landschaftsbau verantwortet.

Schnelle Reaktionszeiten

Die Informationen über eingesetzte Baumaschinen sowie Kleingeräte, das sind beispielsweise Bohrmaschinen oder Trennschleifer, können an den mobilen Geräten von den Polieren im Bereich Bauunternehmen lediglich eingesehen werden. „Sind schnelle Planänderungen, etwa aufgrund eines Defekts, erforderlich, so können die Erfasser sofort reagieren und dem Disponenten eine Rückmeldung geben, was sie alternativ bzw. zusätzlich an Geräten benötigen“, berichtet Johannes Joachims, Einsatzleiter Bauunternehmung. Noch einfacher geht es bei der Personalplanung: Sind weitere Kräfte erforderlich, erfolgt die Zubuchung von Mitarbeitern direkt via Laptop oder Smartphone des Erfassers.

Durchgängige Datenverfügbarkeit

Die Transparenz der Softwarelösung bringt noch weitere Vorteile für die verschiedenen Unternehmensbereiche bei Frauenrath. Denn im Gegensatz zu den zuvor eingesetzten, handgeschriebenen Tageszetteln stehen die Daten Bauleitern, der Personalabteilung sowie der Bauabrechnung zu jeder Zeit zur Verfügung. Die digitalen Bautagebücher, die einige Poliere bereits mit dem Programm bau-mobil erstellen, liefern im wöchentlichen Rhythmus sämtliche Informationen zum Geschehen auf den Baustellen.

Mittelfristig sollen alle Erfasser im Unternehmen mit dieser Aufgabe betraut werden. „Wir können alles gezielt zurückverfolgen“, erklärt Bauleiter Erwin Laumen, „indem wir lediglich das gesuchte Datum im Programm eingeben. Welche Maschinen wurden eingesetzt? Welche Aufgaben sind erledigt und was ist noch in Arbeit? Gab es besondere Vorkommnisse oder Störungen? Und welcher Art waren diese Besonderheiten? Jede Information kann ganz einfach und schnell per Mausklick abgerufen werden.“

Integriertes Baumanagement

Polier Bernd Poschen bei der Datenerfassung mit bau-mobil-NetbookPolier Bernd Poschen über die digitale Bauakte mit bau-mobil: Neben der Stundenerfassung, die bereits eine erhebliche Zeitersparnis von täglich circa 30 Minuten für alle Kollegen mit sich bringt, ist vor allem die Leistungserfassung, die wir aktuell im Bereich Bauunternehmen einführen, von unschätzbarem Vorteil im gesamten Baumanagement.“ Ist ein Leistungsverzeichnis in bau-mobil hinterlegt, kann der Polier täglich jede einzelne Position inklusive zugehöriger Mengen und weiterer Angaben, beispielsweise über den Leistungsort, ins System aufnehmen. Diese Daten gehen anschließend zusammen mit dem im GPS-Datenformat gemessenen Aufmaß auf direktem Wege an die Bauabrechnung. Für Kollegin Katrin Biermann in der Abrechnung eine große Hilfe. Denn mit exakten Mengen- und Ortsangaben kann nahezu ausgeschlossen werden, dass eine Teilleistung aus Versehen vergessen wird.

Komfortable Lohn- und Geräteabrechnung

Für die Lohn- und Geräteabrechnung nutzt das Unternehmen die Bausoftware Nemetschek Bau financials – eine kaufmännische Lösung basierend auf Microsoft Dynamics NAV. In Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam des Herstellers Connect2Mobile wurde eine spezielle Schnittstelle realisiert. Diese ermöglicht eine durchgängige und dabei komfortable Datenübertragung von bau-mobil in die Abrechnungsprogramme. „Immer zu Beginn jedes Monats transferieren wir über diese Stunden und Zulagen unserer Mitarbeiter nach Microsoft Dynamics NAV. Das dauert weniger als zwei Minuten“, berichtet Nicole Rütten aus der Personalabteilung. Nicole Rütten und Kollegin Sabrina Heinrichs sparen dank bau-mobil in jeder Woche einige Stunden Arbeit ein. „In der Vergangenheit haben wir die Stunden für jeden Kollegen draußen separat erfasst“, ergänzt Heinrichs. „Mit der Software bau-mobil ist lediglich eine Kontrolle der Zulagen sowie eine Plausibilitätsprüfung von unserer Seite erforderlich.“

Die Geräteabrechnung erfolgt im Bauunternehmen direkt über die Einsatzplanung. Die Poliere im Galabau-Bereich haben zusätzlich die Möglichkeit, eine mobile Erfassung auf den Baustellen vorzunehmen und diese Daten anschließend per Smartphone oder Laptop an die Disposition zurückzugeben. Analog zur Lohnabrechnung werden auch für die Geräteabrechnung nur wenige Klicks benötigt, um die Informationen in regelmäßigen Zeitabständen an die Abrechnungssoftware Microsoft Dynamics NAV zu übergeben.

Chi Binh Banh, EDV-Leiter der Unternehmensgruppe Frauenrath, abschließend über bau-mobil: „Das Projekt ist ein voller Erfolg. Nicht zuletzt dank der sehr guten Arbeit von Connect2Mobile. Das sind Profis aus der Baubranche.“

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