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Vereinfachte Arbeitsprozesse dank durchgängig integrierter IT-Lösung

St. Ingbert, 28.06.2016. Die Hubert Niederländer GmbH zieht ein positives Resümée nach Einführung der Software bau-mobil für Büro und Baustelle. Im Unternehmen und gleichsam in der Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern zeigten sich viele Vorteile auf, die auf allen Seiten für Zeitersparnis und erhöhte Zufriedenheit sorgen. Poliere des Unternehmens würden die App von bau-mobil zu jeder Zeit weiterempfehlen.

Die 1993 gegründete, im saarländischen St. Ingbert ansässige Hubert Niederländer GmbH offeriert ein breites Spektrum an Bauleistungen im Bereich der Energiewirtschaft. Im Auftrag von Energieversorgungsunternehmen, Kommunen, Städten sowie Bauunternehmen ist das Fachunternehmen für den Rohrleitungsbau sowohl im gesamten Bundesgebiet als auch in benachbarten europäischen Staaten tätig. Ob Gas, Wasser/Abwasser, Fernwärme, Geothermie, Anlagenbau oder Heizungsbau: Das Portfolio im Bereich Energieversorgung ist umfassend und beinhaltet planerische Leistungen sowie Neubau- und Bestandsmaßnahmen. Das Unternehmen setzt dabei das Hauptaugenmerk auf Qualität und Nachhaltigkeit bei einer hohen Wertschöpfung für den Kunden. Zahlreiche Zertifizierungen des Unternehmens sowie ein hohes Fachwissen der Belegschaft unterstreichen den Qualitätsanspruch der Hubert Niederländer GmbH, die bis heute an sieben Standorten in der Bundesrepublik mit eigenen Niederlassungen vertreten ist.

Zukunftsweisend: Digitale Bauprozesse

Mit der Software bau-mobil von Connect2Mobile hat das Unternehmen nach eigenen Angaben das passende IT-System gefunden, das Aufgaben in Baustelle und Büro intelligent miteinander verbindet, Prozesse verschiedener Abteilungen vernetzt und somit die Hubert Niederländer GmbH optimal bei einer zukunftsfähigen Arbeitsweise unterstützt. Moritz Niederländer, Leiter Personal und Disposition war es ein Anliegen gewesen, das Bautagebuch sowie die Zeiterfassung der Mitarbeiter auf den Baustellen zu digitalisieren und auf diese Weise die oft relativ aufwändige „Zettelwirtschaft“ im Unternehmen abzuschaffen. Nach einer Analyse von Systemen verschiedener Hersteller auf dem Markt fiel die Entscheidung relativ schnell für bau-mobil. Denn, wie Niederländer betont, ist die Software von Connect2Mobile für die mobile Erfassung von Stunden- und Gerätedaten sowie Disposition die einzige auf dem Markt, die den Herausforderungen der Baubranche gewachsen ist. „Bei bau-mobil haben wir sofort erkannt, dass ein Unternehmen hinter dem Programm steht, das die Branche sehr gut kennt und versteht“, berichtet er. „bau-mobil lässt sich sehr gut mit den in unserem Hause für Lohnabrechnung und Kalkulation eingesetzten Programme von Datev und RIB Software integrieren“, fügt er hinzu.

Baustellen-Management mit Smartphone und Tablet

Zu Beginn des Jahres 2015 begann das Bauunternehmen im Saarland mit der Einführung des Softwareprogramms. bau-mobil ist auf insgesamt 16 Arbeitsplätzen im Büro als PC-Software implementiert. Zwölf Bauleiter arbeiten mit dem System plus vier Kolleginnen und Kollegen aus Disposition und Lohnbuchhaltung. Doch damit nicht genug: Insgesamt 30 mobile Geräte mit der bau-mobil-App, die aktiv auf den Baustellen zum Einsatz kommen, komplettieren die neue, moderne IT-Infrastruktur bei der Hubert Niederländer GmbH. Sie unterstützen die Poliere bei ihren täglichen Aufgaben innerhalb der insgesamt 80 Kolonnen des Bauunternehmens. Die Apps werden wahlweise auf Smartphones, Tablet-PCs oder auch Notebooks installiert. „Die Poliere können wählen, welches mobile Gerät sie bevorzugen“, erklärt Moritz Niederländer.

Nach rund neun bis zehn Monaten Einführungsphase mit dem neuen Programm waren sämtliche Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen mit bau-mobil vertraut. Zunächst erfolgte der Einsatz der Software parallel zur händischen Aufnahme von Wochenberichten und dem Einpflegen der Informationen in Tabellenkalkulationssysteme. Während Disposition und Lohnbuchhaltung sehr schnell in das neue Programm eingearbeitet waren, erfolgte bei den Polieren, die fortan mit der App arbeiten sollten, zunächst eine intensive Schulung. Im ersten Schritt wurden diejenigen Mitarbeiter mit dem Programm vertraut gemacht, die als eher IT-affin galten. Moritz Niederländer: „Für unsere jüngeren Poliere stellte die App keine Herausforderung dar, da sie ohnehin tagtäglich ein Smartphone zur Hand haben. Acht bis zehn von ihnen haben das Programm zunächst kennen gelernt und fungierten darauf als Trainer und Multiplikatoren für ihre älteren Kollegen. Das hat sehr gut funktioniert.“

Durchgängige Baustellendokumentation erhöht Kundenzufriedenzeit

Bauleiter und Polier Sascha Rödel war einer der ersten im Unternehmen, der bau-mobil auf seinem Tablet draußen einsetzte und ist vom Programm begeistert. „Ich kann es jedem nur empfehlen, da das Handling sehr einfach ist und wir sehr schnell Zugriff auf alle für uns relevante Daten haben“, berichtet er. Zuerst begannen die Poliere mit der Stundenerfassung via App, in Schritt 2 erfolgte die Erstellung der Bautagesberichte mit bau-mobil. Aktuell sind bei der Hubert Niederländer GmbH die LV-Erstellung (Erstellung von Leistungsverzeichnissen) und das Aufmaß direkt auf den Baustellen mittels bau-mobil-App in Vorbereitung. Auch hier sollen Rödel und seine jüngeren Kollegen wieder starten und weitere Bauleiter anschließend peux a peux an die neuen, digitalen Arbeitsprozesse heranführen. Auch wenn es zu Beginn Skepsis gab, haben sich alle Poliere gut in das Programm eingearbeitet und schätzen die Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Informationen mit der durchgängigen IT-Lösung. „Die Resonanz unserer Kunden auf die digitalen Bautagesberichte ist durchweg positiv. Sie schätzen die Nachvollziehbarkeit der Informationen dank der Fotodokumentation im Besonderen“, ergänzt Rödel. Als elementar erachtet der Bauleiter und Polier allerdings die Pflege der Daten, die bei vielen Kolonnen für den einen oder anderen Kollegen auch mal aufwändiger sein kann. Alles in allem überwiegen für ihn die Vorteile, weshalb er gerne eine Empfehlung für bau-mobil ausspricht.

Lohnbuchhaltung und Disposition mit 40% Zeitersparnis

In der Lohnbuchhaltung und Rechnungsprüfung verzeichnen die beiden Mitarbeiterinnen seit der Einführung von bau-mobil eine Zeitersparnis von bis zu 40 %. Dieser enorme Zeitgewinn resultiert nach Angaben von Sabrina Becker vor allem aus den künftig nicht mehr erforderlichen, händischen Dateneingaben sowie dem Wegfall der Wartezeiten auf Unterschriften durch die Bauleiter: „Ob Stundenzettel der Mitarbeiter oder Rechnungen unserer Subunternehmer – sämtliche Dokumente waren in der Vergangenheit stets durch unsere Bauleiter von Hand zu unterzeichnen“, erklärt die Mitarbeiterin. „Da die Kollegen oft auf Baustellen zu tun haben, die nicht unbedingt in der Nähe sind, hieß es warten. Jetzt bekommen wir diese Freigaben der Bauleitung dank bau-mobil digital am PC; wir können direkt mit dem nächsten Arbeitsschritt fortfahren. Das freut nicht zuletzt auch unsere Partnerunternehmen, deren Rechnungen wir somit auch früher bezahlen können.“ Weiter schätzen Sabrina Becker und Kollegin die Möglichkeit, die Stunden von bau-mobil per Schnittstelle direkt in das im Unternehmen eingesetzte Datev-Programm zu übertragen. Übertragungsfehler bei manueller Stundeneingabe, die zu Verzögerungen innerhalb des Prozesses führen konnten, gehören nun der Vergangenheit an.

Eine Zeitersparnis von rund 40 % vermeldet auch Kollegin Eva Hoffmann aus dem Bereich Planung/Disposition: „Vor allem die Suchfunktion von bau-mobil macht es mir täglich leicht, mir einen Überblick über verfügbare Fahrzeuge, Geräte und Mitarbeiter zu verschaffen. Per Klick weiß ich sehr schnell, wer sich wo befindet und welche Kolonnen aktuell zur Verfügung stehen“, berichtet die Disponentin.

Dashboard: Prägnante Infos auf einen Blick

Eine zusätzliche Erleichterung für alle Bereiche bietet das Dashboard von bau-mobil: Zu Beginn jedes Arbeitstages erfolgt zunächst der Blick auf das Dashboard. Durch die prägnanten Infos auf einen Blick ist allen im Team sofort klar, was ansteht und wer genau was zu erledigen hat. Die Buchhaltung kann erkennen, welche Mitarbeiterstunden fehlen und damit an welcher Stelle ein Nachfassen erforderlich ist. Die Disposition ist immer up to date über die derzeitigen Top-5-Baustellen des Unternehmens, alle freien Mitarbeiter, Maschinen und Geräte.

Vernetzung sorgt für mehr Effizienz

Niederländer abschließend: „bau-mobil hat die Arbeitsabläufe durch die verstärkte Integration von Aufgaben in allen Bereichen vereinfacht. Die digitale Zeiterfassung sorgt für mehr Effizienz in der Lohnabrechnung. Bautagesberichte, die Erfassung von Gerätedaten und auch die Disposition zeichnen sich durch schlankere Prozesse aus, und alle Aufgaben sind fortan innerhalb nur eines Systems direkt miteinander vernetzt. Wir gewinnen durch die Software mehr Zeit in sämtlichen Tätigkeitsbereichen und haben damit unsere Wertschöpfung erhöht. Ganz klar, bau-mobil meistert die täglichen Herausforderungen am Bau.“

Intelligentes Baumanagement mit mobilen Lösungen

A. Frauenrath GmbH aus HeinsbergHeinsberg, 25.11.2014. Vom Verkehrswegebau und Kanalbau über Projektentwicklung, Hochbau, Schlüsselfertigbau bis hin zu Facility Management, Landschaftsbau, Recycling und Immobiliensicherung: Das Angebot der mittelständischen Unternehmensgruppe Frauenrath im Bau- sowie Dienstleistungssektor ist umfassend. Das in der fünften Generation familiengeführte Unternehmen engagiert sich nunmehr seit 140 Jahren im Baubereich. Dabei ist der Komplettanbieter mit Standorten in Heinsberg, Nordrhein-Westfalen sowie Bretnig, Sachsen in der Lage, die gesamte Wertschöpfungskette des Bauens vollkommen durchgängig abzudecken. Beginnend bei der Projektidee geht das Angebot des Traditionsunternehmens über die Realisation und Übergabe hinaus und offeriert darüber hinaus Lösungen für Wartung, Pflege sowie Management von Immobilien. In allen Aufgabenfeldern engagieren sich rund 430 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihrem spezifischen Fach-Know-how. Effektive Innovationen und ein effizienter Einsatz der Technologien zeichnet die Unternehmensgruppe aus. Die digitale Bauakte, elektronisch gesteuerte Prozesse und der unternehmensweite Einsatz von mobilen Endgeräten sind nur einige Beispiele dafür.

Landschaftsbau - Projekt Außenanlagen Basildionplatz in HeiligenhausIm Bereich Bauunternehmen sowie auch im Landschaftsbau setzt das Unternehmen mit einer modernen Bausoftware-Lösung auf eine digitale Planung, Geräte- und Zeiterfassung. Seit Sommer des Jahres 2013 ist das Programm bau-mobil der Connect2Mobile GmbH & Co. KG bei der Frauenrath Bauunternehmung im Einsatz. Die Firma Landschaftsbau folgte ein Jahr später mit der durchgängigen Software, die Büro und Baustelle im Unternehmen miteinander vernetzt. In beiden Unternehmen wurde nach einer nur kurzen Einführungsphase sehr schnell von einer konventionellen Arbeitsweise auf bau-mobil umgestellt.

Optimaler Ressourceneinsatz auf den Baustellen

Die insgesamt 19 Poliere im Bauunternehmen sowie zehn im Landschaftsbau erhalten Informationen über eingesetzte Groß- und Kleingeräte sowie die Personallisten direkt auf ihrem Smartphone oder Laptop. Die Bauunternehmung plant im zwei-Wochen-Rhythmus, wie die Maschinen optimal auf den verschiedenen Baustellen eingesetzt werden sollen. Im Landschaftsbau gibt es in jeder Woche eine Detailplanung für den Maschinen- sowie auch den Personaleinsatz plus eine grobe Vorplanung über einen längeren Zeitraum. „Die Planung mit bau-mobil ermöglicht es uns, unsere Ressourcen stets optimal auszuschöpfen“, erklärt Kai Bongwald, der die Einsatzplanung im Landschaftsbau verantwortet.

Schnelle Reaktionszeiten

Die Informationen über eingesetzte Baumaschinen sowie Kleingeräte, das sind beispielsweise Bohrmaschinen oder Trennschleifer, können an den mobilen Geräten von den Polieren im Bereich Bauunternehmen lediglich eingesehen werden. „Sind schnelle Planänderungen, etwa aufgrund eines Defekts, erforderlich, so können die Erfasser sofort reagieren und dem Disponenten eine Rückmeldung geben, was sie alternativ bzw. zusätzlich an Geräten benötigen“, berichtet Johannes Joachims, Einsatzleiter Bauunternehmung. Noch einfacher geht es bei der Personalplanung: Sind weitere Kräfte erforderlich, erfolgt die Zubuchung von Mitarbeitern direkt via Laptop oder Smartphone des Erfassers.

Durchgängige Datenverfügbarkeit

Die Transparenz der Softwarelösung bringt noch weitere Vorteile für die verschiedenen Unternehmensbereiche bei Frauenrath. Denn im Gegensatz zu den zuvor eingesetzten, handgeschriebenen Tageszetteln stehen die Daten Bauleitern, der Personalabteilung sowie der Bauabrechnung zu jeder Zeit zur Verfügung. Die digitalen Bautagebücher, die einige Poliere bereits mit dem Programm bau-mobil erstellen, liefern im wöchentlichen Rhythmus sämtliche Informationen zum Geschehen auf den Baustellen.

Mittelfristig sollen alle Erfasser im Unternehmen mit dieser Aufgabe betraut werden. „Wir können alles gezielt zurückverfolgen“, erklärt Bauleiter Erwin Laumen, „indem wir lediglich das gesuchte Datum im Programm eingeben. Welche Maschinen wurden eingesetzt? Welche Aufgaben sind erledigt und was ist noch in Arbeit? Gab es besondere Vorkommnisse oder Störungen? Und welcher Art waren diese Besonderheiten? Jede Information kann ganz einfach und schnell per Mausklick abgerufen werden.“

Integriertes Baumanagement

Polier Bernd Poschen bei der Datenerfassung mit bau-mobil-NetbookPolier Bernd Poschen über die digitale Bauakte mit bau-mobil: Neben der Stundenerfassung, die bereits eine erhebliche Zeitersparnis von täglich circa 30 Minuten für alle Kollegen mit sich bringt, ist vor allem die Leistungserfassung, die wir aktuell im Bereich Bauunternehmen einführen, von unschätzbarem Vorteil im gesamten Baumanagement.“ Ist ein Leistungsverzeichnis in bau-mobil hinterlegt, kann der Polier täglich jede einzelne Position inklusive zugehöriger Mengen und weiterer Angaben, beispielsweise über den Leistungsort, ins System aufnehmen. Diese Daten gehen anschließend zusammen mit dem im GPS-Datenformat gemessenen Aufmaß auf direktem Wege an die Bauabrechnung. Für Kollegin Katrin Biermann in der Abrechnung eine große Hilfe. Denn mit exakten Mengen- und Ortsangaben kann nahezu ausgeschlossen werden, dass eine Teilleistung aus Versehen vergessen wird.

Komfortable Lohn- und Geräteabrechnung

Für die Lohn- und Geräteabrechnung nutzt das Unternehmen die Bausoftware Nemetschek Bau financials – eine kaufmännische Lösung basierend auf Microsoft Dynamics NAV. In Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam des Herstellers Connect2Mobile wurde eine spezielle Schnittstelle realisiert. Diese ermöglicht eine durchgängige und dabei komfortable Datenübertragung von bau-mobil in die Abrechnungsprogramme. „Immer zu Beginn jedes Monats transferieren wir über diese Stunden und Zulagen unserer Mitarbeiter nach Microsoft Dynamics NAV. Das dauert weniger als zwei Minuten“, berichtet Nicole Rütten aus der Personalabteilung. Nicole Rütten und Kollegin Sabrina Heinrichs sparen dank bau-mobil in jeder Woche einige Stunden Arbeit ein. „In der Vergangenheit haben wir die Stunden für jeden Kollegen draußen separat erfasst“, ergänzt Heinrichs. „Mit der Software bau-mobil ist lediglich eine Kontrolle der Zulagen sowie eine Plausibilitätsprüfung von unserer Seite erforderlich.“

Die Geräteabrechnung erfolgt im Bauunternehmen direkt über die Einsatzplanung. Die Poliere im Galabau-Bereich haben zusätzlich die Möglichkeit, eine mobile Erfassung auf den Baustellen vorzunehmen und diese Daten anschließend per Smartphone oder Laptop an die Disposition zurückzugeben. Analog zur Lohnabrechnung werden auch für die Geräteabrechnung nur wenige Klicks benötigt, um die Informationen in regelmäßigen Zeitabständen an die Abrechnungssoftware Microsoft Dynamics NAV zu übergeben.

Chi Binh Banh, EDV-Leiter der Unternehmensgruppe Frauenrath, abschließend über bau-mobil: „Das Projekt ist ein voller Erfolg. Nicht zuletzt dank der sehr guten Arbeit von Connect2Mobile. Das sind Profis aus der Baubranche.“

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